Debitoren­buchhaltung

Was sind die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung?

Bei einer Vielzahl an Kunden und Bestellungen kann ein Unternehmen schnell den Überblick über alle bestehenden Forderungen verlieren. Die Debitorenbuchhaltung hilft. Hier werden offene Rechnungen von Kunden erfasst und organisiert sowie bevorstehende Zahlungsfristen überwacht. Auf diese Weise können verspätete Zahlungen oder gar Zahlungsausfälle vermieden werden.

Doch was genau sind die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung? Und was ist der Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung? Alles Wissenswerte über die Debitorenbuchhaltung und warum diese für ein Unternehmen wichtig ist, erfahren Sie hier auf abilita.

 

1. Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein wichtiger und wesentlicher Teil eines Unternehmens. Er beinhaltet die Organisation und Verwaltung von offenen Forderungen gegenüber Kunden des Unternehmens. Diese finanziellen Ansprüche entstehen in erster Linie nach einer erbrachten Lieferung oder Leistung. Mit der Debitorenbuchhaltung werden alle offenen Rechnungen strukturiert. Anschließend wird für deren Begleichung gesorgt.

Um die Organisation zu vereinfachen, werden Debitorenkonten für jeden einzelnen Kunden des Unternehmens erstellt. Diese Konten werden genutzt, um entstehende offene Rechnungen des betroffenen Kunden zu dokumentieren. Auch Zahlungseingänge werden anschließend auf dem Debitorenkonto erfasst. Ein Vorteil dieser Konten ist eine strukturierte Übersicht von offenen Forderungen und Rechnungseingängen. Zudem helfen sie, das Zahlungsverhalten des jeweiligen Kunden zu bewerten.

Für jedes Unternehmen besteht ein gewisses Debitorenrisiko. Dies beschreibt das Risiko, dass eine Forderung gegenüber einem Debitor nicht vollständig oder gar nicht beglichen werden kann. Mit einer ordentlichen Debitorenbuchhaltung kann dieses Debitorenrisiko so gering wie möglich gehalten werden. Kunden mit schlechter Zahlungsmoral lassen sich rechtzeitig identifiziert. Falls nötig, können Lieferungen eingestellt werden.

2. Welche Aufgaben werden von der Debitorenbuchhaltung übernommen?

Die Debitorenbuchhaltung zählt zur Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Grundsätzlich ist die Debitorenbuchhaltung dafür verantwortlich, die Forderungen einer Gesellschaft gegenüber ihrer Kunden zu organisieren und zu bearbeiten. Aufgaben beinhalten beispielsweise die Erstellung von Rechnungen oder die Kontrolle von Zahlungsfähigkeiten.

Sollte ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlen, startet die Debitorenbuchhaltung mit Zahlungserinnerungen an den Schuldner. Falls dies nicht zur Begleichung der offenen Zahlung führt, muss ein Mahnverfahren eingeleitet werden. Die gesamte Debitorenbuchhaltung wird meist in zwei Teilbereiche aufgeteilt: das Forderungs- und Informationsmanagement.

a. Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement der Debitorenbuchhaltung sorgt dafür, alle Maßnahmen zu treffen, welche für das Begleichen offener Forderungen notwendig sind. Es übernimmt in erster Linie das Mahnwesen des Unternehmens sowie die Organisation und Verwaltung bestehender offener Rechnungen. Unter anderem überwacht das Forderungsmanagement die Zahlungsfristen sämtlicher Forderungen.

Sollte festgestellt werden, dass eine Rechnung nicht fristgerecht beglichen wurde, werden Zahlungserinnerungen und Mahnungen an den Schuldner verschickt. Verlaufen diese ins Leere, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.

Zu den Aufgaben des Forderungsmanagements gehören demnach unter anderem die Erstellung von Rechnungen und die Zuordnung von Zahlungseingängen zu bestehenden offenen Forderungen. Zudem ist das Forderungsmanagement für die Überwachung der Zahlungsfristen, die Erfassung von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen verantwortlich.

b. Informationsmanagement

Der zweite große Teilbereich der Debitorenbuchhaltung ist das Informationsmanagement. Wie der Name bereits ersichtlich macht, wird hier mit den Informationen über offene Rechnungen der Debitoren gearbeitet. Genutzt werden an dieser Stelle Auskünfte über das Zahlungsverhalten der Kunden.

Die Transaktionen, welche vom Forderungsmanagement dokumentiert werden, liefern dem Informationsmanagement wertvolle Erkenntnisse. Diese helfen, die Liquidität des Unternehmens zu planen und einzuschätzen. Anhand der vorliegenden Informationen lassen sich Rückschlüsse über die Zahlungen der Kunden ziehen. Die Liquidität kann sich somit verschlechtern, falls Ihre Kunden nicht fristgerecht oder gar nicht zahlen.

Das Informationsmanagement bietet zudem eine Entscheidungshilfe. Falls ein Debitor in der Vergangenheit mit einer schlechten Zahlungsmoral aufgefallen ist, können zukünftige Lieferungen oder Leistungen abgesagt werden. Somit können Sie sich als Unternehmen vor möglichen Zahlungsausfällen und anschließenden finanziellen Schwierigkeiten schützen.

c. Was ist Scoring?

Die Informationen, welche im Informationsmanagement erfasst werden, können für das sogenannte Scoring genutzt werden. Hierfür werden die Informationen über das Zahlungsverhalten der Kunden verwendet, um das Risiko eines Zahlungsausfalls besser einschätzen und bewerten zu können. Für das Scoring werden unterschiedliche Parameter verwendet, um die Debitoren eines Unternehmens in Kategorien einzuteilen.

Anschließend können Maßnahmen bestimmt werden, welche für die Kunden in den jeweiligen Kategorien umgesetzt werden müssen. Das Scoring erhält sämtliche relevanten Informationen von der Debitorenbuchhaltung, allerdings können auch externe Daten beispielsweise von Auskunfteien verwendet werden.

d. Was sind Aging-Listen?

Mit den sogenannten Aging-Listen können offene Forderungen eines Unternehmens besser analysiert werden. Die Aging-Listen beinhalten wichtige Daten über das Zahlungsverhalten eines Kunden, durch welche sich dessen Bonität einschätzen lässt. Auf Grundlage dieser Listen kann ein Unternehmen entscheiden, ob es in Zukunft weiterhin an den jeweiligen Kunden liefert oder ob das Risiko einer fehlenden Zahlung zu hoch ist.

3. Warum ist Debitorenbuchhaltung wichtig?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens und sollte nicht vernachlässigt werden. Sie hilft, offene Forderungen ordentlich zu organisieren und somit einen besseren Überblick über bestehende Rechnungen zu erhalten. Mit den Informationen, welche in der Debitorenbuchhaltung gewonnen werden, können wichtige Rückschlüsse auf Kunden und deren Zahlungsverhalten geschlossen werden. Debitorenbuchhaltung ermöglicht es, Kunden mit einer schlechten Zahlungsmoral zu identifizieren. Als Konsequenz können zukünftige gemeinsame Geschäfte angepasst oder abgesagt werden.

Durch die Debitorenbuchhaltung lässt sich die Finanzplanung vereinfachen. Darüber hinaus unterstützt sie die Liquidität, da mit einer ordentlichen Organisation Fristen besser überwacht werden können. Debitoren können rechtzeitig an eine bevorstehende Zahlung erinnert werden.

4. Ist die Debitorenbuchhaltung verpflichtend?

Grundsätzlich besteht keine Pflicht für die Debitorenbuchhaltung. Da jedoch einige Unternehmen verpflichtet sind, die allgemeine Buchführung durchzuführen, kann in diesen Fällen die Debitorenbuchhaltung darunter fallen. Zudem ist die Debitorenbuchhaltung in kaum einer Gesellschaft zu vermeiden. Der Grund: Offene Forderungen gegenüber Kunden können ohne die Debitorenbuchhaltung schnell verloren gehen und Sie als Unternehmen erleiden einen finanziellen Verlust.

Einige Unternehmensarten sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, welche auch die Debitorenbuchhaltung beinhaltet. Dazu zählen Kapitalgesellschaften wie etwa die GmbH oder die AG sowie einzelne Personengesellschaften wie die OHG oder KG.

5. Wie unterscheidet sich die Debitorenbuchhaltung zur Kreditorenbuchhaltung?

Neben der Debitorenbuchhaltung gibt es auch die Kreditorenbuchhaltung. Der Unterschied zwischen diesen beiden Bereichen lässt sich bereits an ihren Namen ableiten. Die Debitorenbuchhaltung sorgt sich um die Forderungen der Kunden, auch Debitoren genannt. Im Gegensatz dazu behandelt die Kreditorenbuchhaltung jene Rechnungen, welche das Unternehmen gegenüber seinen Lieferanten zu begleichen hat. Während die beiden Arten der Buchhaltung verschiedene Bereiche organisieren, verfolgen sie dennoch viele identische Ziele.

Dazu zählt beispielsweise die Liquiditätsplanung eines Unternehmens. Mit einer ordentlichen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung können Sie Ihre Liquidität erhalten und besser planen. Besonders mit der Kreditorenbuchhaltung kann die Liquidität gewährleistet werden, indem beispielsweise Skonti oder Rabatte eingesetzt werden. Auch die fristgerechte Zahlung wird sichergestellt. Auf diese Weise können Sie teure Mahnverfahren vermeiden.

Zusätzlich werden in beiden Bereichen die Forderungen organisiert, sodass ein holistischer Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens besteht. Die Finanzen können realistisch eingeschätzt sowie verbessert werden.

Des Weiteren hat sowohl die Debitoren- als auch die Kreditorenbuchhaltung das Ziel, bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Der erste Bereich sorgt sich um die Kunden, während Letzterer die Lieferanten des Unternehmens betreut. Es wird kontrolliert, ob alle Rechnungen fristgerecht beglichen werden. Zusätzlich wird sichergestellt, dass die Geschäftsbeziehungen auch in Zukunft reibungslos geführt werden können.

6. Wie kann abilita bei der Debitorenbuchhaltung helfen?

Besonders für die finanzielle Lage eines Unternehmens ist es wichtig, stets einen Überblick über bestehende Forderungen zu haben. Somit ist ersichtlich, welche Forderungen gegenüber Debitoren offen und welche in naher Zukunft fällig sind. Auf diese Weise können Sie Ihre Kunden gegebenenfalls rechtzeitig an die Begleichung Ihrer Rechnungen erinnern und verspätete Zahlungen vermeiden.

Bei weiteren Fragen rund um das Thema Debitorenbuchhaltung berät abilita Sie gern. Wir helfen Ihnen, eine organisierte Debitorenbuchhaltung zu pflegen, mit welcher Sie offene Forderungen jederzeit im Blick haben und Ihre Liquidität somit sicherstellen können.

FAQ

Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung organisiert und verwaltet jegliche Forderungen gegenüber den Kunden eines Unternehmens. Zusätzlich wird dafür gesorgt, dass offene Rechnungen rechtzeitig beglichen werden.

Was sind die Gründe für die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung hilft, einen besseren Überblick über alle offenen Forderungen gegenüber den Kunden eines Unternehmens zu haben. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass Rechnungen fristgerecht beglichen werden.

Was ist der Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung organisiert die Forderungen gegenüber den Kunden (Debitoren) eines Unternehmens. Im Gegensatz ist die Kreditorenbuchhaltung für die offenen Rechnungen gegenüber Lieferanten (Kreditoren) verantwortlich.

Über den Autor

Beniamin Marfici wurde in Rumänien geboren, wuchs in Spanien auf und lebt seit 2012 in Deutschland. 2020 schloss er seine Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement ab und arbeitet seitdem als Sacharbeiter für Inkassotätigkeiten bei abilita. Hier kann er seine Stärken – unter anderem sein Sprachtalent und seine Kommunikationsfähigkeit – perfekt einbringen.