Was ist ein Debitor? Und wieso sind Debitorenbuchhalter so wichtig?
Debitoren sind unumgängliche Akteure eines jeden Unternehmens!
Ein Debitor ist eine Person, die eine Ware oder eine Dienstleistung kauft, die von einem Unternehmen angeboten wird.
Bei einer Vielzahl an Kunden kann ein Unternehmen schnell den Überblick über alle bestehenden Forderungen verlieren – da hilft die Debitorenbuchhaltung!
Debitorenbuchhalter erfassen hier offene Rechnungen von Kunden. Außerdem organisieren und überwachen sie bevorstehende Zahlungsfristen. Auf diese Weise können Zahlungsverzug, Verzugsschaden oder gar Zahlungsausfälle vermieden und die Liquidität gesichert werden.
Erfahren Sie bei abilita:
- Was sind Debitoren?
- Was sind Forderungen?
- Was machen Debitorenbuchhalter?
- Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren und Debitorenbuchhaltung?
- Wer ist Kreditor und wer Debitor?
Keine Zeit, den kompletten Beitrag zu lesen? Dann schauen Sie sich das Wichtigste im Überblick an:
Debitorenbuchhaltung Aufgaben – Das Wichtigste im Überblick
Debitorenbuchhalter sind für die Verwaltung der Transaktionen mit den Kunden des Unternehmens zuständig. Die Aufgaben und Voraussetzungen in der Debitorenbuchhaltung umfassen:
- die Verwaltung der Konten des Kundenportfolios;
- die Erfassung der Buchhaltungstransaktionen für jeden Kunden;
- die Rechnungsstellung;
- die Überwachung der Außenstände und das Mahnverfahren, wenn nötig bis zum Inkasso;
- das Informationsmanagement (Debitoren Scoring);
- ausgezeichnete Kenntnisse gängiger Buchhaltungssoftware;
- die Nutzung von IT-Tools für ein ganzheitliches Reporting, um Zahlungsausfälle zu reduzieren;
- umfassendes Wissen über die Gesetzgebung für Handelstransaktionen;
- regelmäßige Reportings an die Unternehmensleitung;
- ein gutes Organisationstalent und höchste Genauigkeit;
- und ein ausgeprägtes analytisches und synthetisches Denkvermögen.
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Inhaltsverzeichnis
Was ist Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung ist der wesentliche Mittelpunkt eines Unternehmens. Sie beinhaltet die Organisation und Verwaltung von offenen Forderungen gegenüber Kunden (Debitor) des Unternehmens. Diese finanziellen Ansprüche entstehen in erster Linie nach einer erbrachten Lieferung oder Leistung. Sie hilft, offene Forderungen zu organisieren und somit einen besseren Überblick über bestehende Rechnungen zu erhalten.
Durch die Debitorenbuchhaltung lässt sich die Finanzplanung vereinfachen. Darüber hinaus unterstützt sie die Liquidität, da Fristen besser überwacht werden können.
Die gesamte Debitorenbuchhaltung kann in zwei Teilbereiche aufgeteilt werden: das Forderungs- und Informationsmanagement.
Grundsätzlich besteht keine Pflicht für die Debitorenbuchhaltung. Einige Unternehmensarten sind aber zur doppelten Buchführung verpflichtet, welche auch die Debitorenbuchhaltung beinhaltet. Dazu zählen Kapitalgesellschaften wie etwa die GmbH oder die AG sowie einzelne Personengesellschaften wie die OHG oder KG.
Debitoren Definition
Was sind Debitoren?
Debitoren sind Person, die mit einem bestimmten Betrag belastet werden sollen (Schuldner). Der Schuldner ist die juristische oder natürliche Person, die eine Verpflichtung gegenüber einer anderen natürlichen oder juristischen Person hat. Debitoren schulden demnach Gläubigern die Zahlung von Forderungen.
In den meisten Fällen sind Debitoren die Kunden eines Gläubigers. Sie verpflichten sich beim Kauf einer Ware oder Dienstleistung, den mit dem Gläubiger vereinbarten Betrag vor Ablauf der Zahlungsfrist zu zahlen.
Kunden können trotz ihrer Einzigartigkeit nach bestimmten Ähnlichkeiten gruppiert werden.
- Neugierige Kunden haben viele Fragen und möchten sich vor dem Kauf über das Unternehmen und das verkaufte Produkt informieren;
- Misstrauische Kunden treten bei den kleinsten Mängeln, Fehlern oder Ungereimtheiten vom Kauf zurück;
- Vorsichtige Kunden haben große Angst davor, betrogen zu werden und sind für jedes offizielle Dokument dankbar, das im Falle eines Problems Schutz bietet;
- Aggressive Kunde nutzen den kleinsten Vorwand, um ihre Gesprächspartner zu „testen“, indem sie auf Konfrontation drängen;
- Sparsame Kunden achten immer auf das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis;
- Eilige Kunden möchten jede ihrer immer dringenden Anfragen und Käufe so schnell wie möglich bearbeitet wissen.
Es gibt keine „guten oder schlechten“ Kunden! Lernen Sie jedes dieser Profile kennen und damit umzugehen. Erfahrungen helfen dabei, die Ansprache und den Ansatz zu personalisieren, um immer das beste Kundenerlebnis bieten zu können.
Was ist ein kreditorischer Debitor?
In bestimmten Situationen kann das Debitorenkonto auch ein Kreditorenkonto sein und aus einem Kunden wird ein kreditorischer Debitor. Klingt komplizierter als es ist:
Ein kreditorischer Debitor kann ein Kunde sein, dem Sie als Unternehmen einen Betrag schulden, etwa in Form einer Gutschrift.
Dann wird daraus ein kreditorisches Kundenkonto. Das bedeutet in der Buchhaltung, dass das Unternehmen einen Betrag auf der Habenseite verbucht. Es ermöglicht die Buchung von Verbindlichkeiten gegenüber Kunden anstelle von Forderungen.
Es gibt drei Situationen, in denen ein Unternehmen ein Debitorenkonto (Kundenkonto) ausgleichen muss:
- Rückstellung für zweifelhafte Forderungen;
- Verzicht auf eine Forderung (Gutschrift);
- und/ oder Rundungsdifferenzoperationen.
Das Debitorenkonto
Ein Debitorenkonto gibt Auskunft über den Gesamtbetrag der Forderungen des Unternehmens.
Das Debitorenkonto umfasst die in Rechnung gestellten, aber noch nicht bezahlten Außenstände aus einer Lieferung von Waren oder einer Erbringung von Dienstleistungen. Sie werden auch als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bezeichnet und erscheinen auf der Aktivseite der Bilanz.
Um die Organisation zu vereinfachen werden Debitorenkonten für jeden einzelnen Kunden des Unternehmens erstellt. Diese Konten werden genutzt, um entstehende offene Rechnungen des betroffenen Kunden zu dokumentieren.
Auch Zahlungseingänge werden anschließend auf dem Debitorenkonto erfasst. Ein Vorteil dieser Konten ist eine strukturierte Übersicht von offenen Forderungen und Rechnungseingängen. Zudem helfen sie, das Zahlungsverhalten des jeweiligen Kunden zu bewerten.
Forderung aus Lieferung und Leistung
Forderungen Definition: Eine Forderung ist ein geschuldeter Betrag, der zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig ist und sich entweder auf eine Warenlieferung oder eine erbrachte Dienstleistung bezieht – Auch bekannt als Forderung aus Lieferung und Leistung.
Je nach ihrem Zustand gibt es drei verschiedene Arten von Forderungen:
- unzweifelhafte Forderungen,
- zweifelhafte Forderungen
- oder uneinbringliche Forderungen.
Es ist möglich, diese Forderungen zu finanzieren, indem Sie Ihren Kunden Kreditfristen einräumen. Sie können die Zahlung im Rahmen eines Kreditversicherungs- oder Factoringvertrags garantieren und die Rechnung mithilfe eines Inkassounternehmens eintreiben, wenn sie nicht bezahlt wird.
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Was machen Debitorenbuchhalter?
Das Ziel der Debitorenbuchhalter ist es, ein hohes Maß an Liquidität zu sichern und die Gesamtzahl der Zahlungsausfälle so gering wie möglich zu halten.
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Grundsätzlich organisieren und bearbeiten Debitorenbuchhalter die Forderungen einer Gesellschaft gegenüber ihrer Kunden. Ihre Aufgaben beinhalten die Erstellung von Rechnungen oder die Kontrolle von Zahlungsfähigkeiten.
Jeder Kunde wird dazu in einem System erfasst und bekommt eine eigene Debitorennummer. So können die Schuldner organisiert und optimal zugeordnet werden.
Sollte ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlen, startet die Debitorenbuchhaltung mit einer Zahlungsaufforderung an den Schuldner. Falls dies nicht zur Begleichung der offenen Zahlung führt, kann eine weitere Mahnung gesendet werden. Eine außergerichtliche Einigung sollte angestrebt werden und erhält gesunde Geschäftsbeziehungen.
Für jedes Unternehmen besteht ein gewisses Debitorenrisiko. Dies beschreibt das Risiko, dass eine Forderung gegenüber einem Debitor nicht vollständig oder gar nicht beglichen werden kann. Debitorenbuchhalter können dieses Risiko so gering wie möglich halten und Kunden mit schlechter Zahlungsmoral rechtzeitig identifizieren. Falls nötig, werden sogar Lieferungen eingestellt.
Was ist eine Debitorennummer?
Alle Transaktionen, wie der Verkauf von Material oder die Erbringung von Dienstleistungen, werden in Debitor Rechnungen festgehalten. Solange der Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat, wird die Forderung in den Debitorenkonten des Unternehmens verbucht.
Sie können beliebig viele Konten anlegen, wobei ein Konto für jeden Kunden üblich ist. Um die Konten zu organisieren, vergeben Sie für jeden Kunden eine eigene Debitorennummer.
Mit der Debitorennummer behalten Debitorenbuchhalter den Überblick über die Geldströme der Kunden und können ruckzuck alle offenen Forderungen identifizieren.
Alle geschuldeten Beträge können auch auf einer Debitorenliste zusammengefasst werden. Damit können Debitorenbuchhalter ein transparentes Controlling sicherstellen und Unternehmer ein gesundes Zahlungsmanagement im Auge behalten.
Debitorenbuchhalter Aufgaben
Debitorenbuchhalter konzentrieren sich auf die Buchhaltung, die die Kunden des Unternehmens betrifft. Sie erfassen die Buchhaltungstransaktionen und übernehmen neben dem Forderungsmanagement auch das Informationsmanagement.
Forderungsmanagement
Das Forderungsmanagement beinhaltet alle Maßnahmen, welche für das Begleichen offener Forderungen notwendig sind. Debitorenbuchhalter übernehmen in erster Linie das Mahnwesen des Unternehmens sowie die Organisation und Verwaltung bestehender offener Rechnungen. Mit einem ganzheitlichen Forderungsmanagement können die Zahlungsfristen sämtlicher Forderungen überwacht werden.
Wird eine Rechnung nicht fristgerecht beglichen, werden Zahlungserinnerungen und Mahnungen an den Schuldner verschickt. Verlaufen diese ins Leere, kann ein Inkasso eingeleitet werden.
Zu den Aufgaben im Forderungsmanagement gehören:
- Die Erstellung von Rechnungen,
- die Zuordnung von Zahlungseingängen zu bestehenden offenen Forderungen,
- die Überwachung der Zahlungsfristen
- und die Erfassung von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen.
Informationsmanagement
Der zweite große Teilbereich der Debitorenbuchhaltung ist das Informationsmanagement. Hier wird mit den Informationen über offene Rechnungen der Debitoren gearbeitet. Zu diesem Zweck werden systematisch Informationen über die Kunden und ihr Zahlungsverhalten gesammelt.
In welchem Umfang werden Zahlungsfristen eingehalten oder nicht eingehalten? Unter Umständen kann eine Bonitätsprüfung weitere Erkenntnisse über das Zahlungsverhalten der Kunden bringen.
Die Zusammenstellung all dieser Informationen kann den Kurs zukünftiger Transaktionen beeinflussen und die Liquidität des Unternehmens optimal planen und einschätzen.
Als Entscheidungshilfe können zukünftige Lieferungen oder Leistungen abgesagt werden, falls der Kunde ein schlechtes Scoring aufweist. Somit können Sie sich als Unternehmen vor möglichen Zahlungsausfällen und anschließenden finanziellen Schwierigkeiten schützen.
Was ist Scoring?
Das Informationsmanagement kann für das sogenannte Scoring genutzt werden. Hierfür verwenden Sie die Informationen über das Zahlungsverhalten der Kunden, um das Risiko eines Zahlungsausfalls besser einschätzen und bewerten zu können. Für das Scoring werden unterschiedliche Parameter verwendet, um die Debitoren eines Unternehmens in Kategorien einzuteilen.
Anschließend können Maßnahmen bestimmt werden, welche für die Kunden in den jeweiligen Kategorien umgesetzt werden müssen. Das Scoring erhält sämtliche relevanten Informationen von der Debitorenbuchhaltung, allerdings können auch externe Daten beispielsweise einer Wirtschaftsauskunftei verwendet werden.
Was sind Aging-Listen?
Mit den sogenannten Aging-Listen können offene Forderungen eines Unternehmens besser analysiert werden. Die Aging-Listen beinhalten wichtige Daten über das Zahlungsverhalten eines Kunden, da sie alle offenen Forderungen nach Fälligkeit sortieren. Auf Grundlage dieser Listen und einem Bonitätscheck kann ein Unternehmen einschätzen, ob es in Zukunft weiterhin an den jeweiligen Kunden liefert oder ob das Risiko einer fehlenden Zahlung zu hoch ist.
Debitoren und Kreditorenbuchhaltung – Welche Unterschiede gibt es?
Neben der Debitorenbuchhaltung gibt es auch die Kreditorenbuchhaltung. Der Unterschied zwischen diesen beiden Bereichen lässt sich bereits an ihren Namen ableiten.
Kreditor Debitor Unterschied
Wer ist Kreditor und wer Debitor?
- Debitor = Kunden eines Unternehmens
- Kreditor = Lieferanten eines Unternehmens
Die Debitorenbuchhaltung sorgt sich um die Forderungen der Kunden, auch Debitoren genannt. Im Gegensatz dazu behandelt die Kreditorenbuchhaltung jene Rechnungen, welche das Unternehmen gegenüber seinen Lieferanten zu begleichen hat.
Die Kreditorenbuchhaltung umfasst alle Buchhaltungsprozesse im Zusammenhang mit Transaktionen der Lieferanten:
- Bestellungen,
- Beschaffung,
- Rechnungsstellung,
- Zahlung
- und Verbuchung.
Sie ist mit der Einkaufsabteilung verbunden und sorgt für die Erneuerung der Bestände an Rohstoffen, Produkten und Lieferungen, die für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens erforderlich sind.
Die Debitoren und Kreditorenbuchhaltung sind eng miteinander verbunden: Sie helfen bei der Überwachung und Verwaltung der Unternehmensausgaben. Und obwohl sie verschiedene Bereiche organisieren, verfolgen sie dennoch identische Ziele!
Dazu zählt beispielsweise die Liquiditätsplanung eines Unternehmens. Mit einer “aufgeräumten” Debitoren und Kreditorenbuchhaltung können Sie Ihre Liquidität erhalten und besser planen. Besonders mit der Kreditorenbuchhaltung kann die Liquidität gewährleistet werden, indem beispielsweise Skonti oder Rabatte eingesetzt werden. Auch die fristgerechte Zahlung wird sichergestellt. Auf diese Weise können Sie teure Mahnverfahren vermeiden.
Zusätzlich werden in beiden Bereichen die Forderungen organisiert, sodass ein holistischer Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens besteht. Die Finanzen können realistisch eingeschätzt sowie verbessert werden.
Die Kreditoren und Debitorenbuchhaltung kann bestehende Geschäftsbeziehungen pflegen und sicherstellen, dass alle Rechnungen fristgerecht beglichen werden. Ein entspannter Zahlungsverkehr, der transparent und übersichtlich bleibt, erlaubt auch in Zukunft reibungslose Partnerschaften.
abilita steht für entspannten Zahlungsverkehr.
Kreditor und Debitor – Wie hilft mir abilita dabei?
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens gehört eine gute Buchführung zu den Grundlagen für den Fortbestand. Für die finanzielle Lage ist es wichtig, stets einen Überblick über bestehende Forderungen zu haben.
Sie sollten jederzeit wissen, welche Beträge gegenüber Ihrer Debitoren und Kreditoren offen und welche in naher Zukunft fällig sind. Auf diese Weise können Sie Ihre Kunden rechtzeitig an die Begleichung Ihrer Rechnungen erinnern und selbst verspätete Zahlungen gegenüber Ihrer Lieferanten vermeiden.
Eine ordentliche Buchführung bedeutet, vorausschauend zu handeln. Ihr gesamter Cashflow gewinnt dadurch an Transparenz. Die Zentralisierung der Kreditor und Debitor Rechnungen ist der Schritt, der der Zahlung vorausgeht. Wir helfen Ihnen, eine organisierte Buchhaltung und ein effizientes Reporting aufzubauen. So behalten Sie offene Forderungen jederzeit im Blick und können Ihre Liquidität sicherstellen.
Die richtige Wahl des Buchhalters ist nicht nur eine Wahl der Kompetenzen, sondern auch und vor allem eine Wahl der Dienstleistung. Benötigen Sie Unterstützung oder haben Sie mehr Fragen rund um das Thema Kreditor und Debitor? abilita berät Sie gern.
abilita. das rechnet sich.
FAQ – Die häufigsten Fragen
Der Begriff Debitor nimmt in der Wirtschaft einen zentralen Platz ein, da er die Nachfrage verursacht. Im wirtschaftlichen Sinne bezeichnet der Debitor eine Person oder Körperschaft, die sich entscheidet, eine Dienstleistung oder eine Ware von einem Anbieter zu kaufen. Auch bekannt als Kunde.
Eine Forderung ist die Gegenleistung für eine von einer natürlichen oder juristischen Person eingegangene Schuld. Sie gewährt dem Gläubiger das Recht, eine Leistung in Form von Naturalien oder Geld vom Schuldner zu erhalten. Ein gesetzlicher Rahmen bietet dem Gläubiger eine Reihe von Schutzmechanismen, damit er seine Leistung einfordern kann. Um den Schuldner auf Zahlung seiner Schuld zu verklagen, muss die Forderung jedoch liquide (quantifizierbar und bezifferbar) und fällig sein (die Zahlungsfristen müssen überschritten sein).
Was ist ein Kreditor? Ein Kreditor (Lieferant) ist eine natürliche oder juristische Person, die den Bedarf eines Kunden befriedigt, indem sie ein Produkt oder eine Dienstleistung oder beides liefert.
Ein Debitor (Kunde) ist eine natürliche oder juristische Person, die ein Produkt oder eine Dienstleistung oder beides bestellt, um ein Bedürfnis zu befriedigen.
Die Debitorenbuchhaltung organisiert und verwaltet jegliche Forderungen gegenüber den Kunden eines Unternehmens. Zusätzlich wird dafür gesorgt, dass offene Rechnungen rechtzeitig beglichen werden.
Die Debitorenbuchhaltung organisiert die Forderungen gegenüber den Kunden (Debitoren) eines Unternehmens. Im Gegensatz ist die Kreditorenbuchhaltung für die offenen Rechnungen gegenüber Lieferanten (Kreditoren) verantwortlich.
