Debitorenkonto

Was ist ein Debitorenkonto und wofür wird es benötigt?

Die Debitorenbuchhaltung betreut die Forderungen, welche ein Unternehmen gegenüber seinen Kunden hat. Ein wichtiger Bestandteil der Debitorenbuchhaltung ist das Debitorenkonto. Dieses wird für jeden einzelnen Schuldner, welcher auch Debitor genannt wird, erstellt. Dabei erfasst das Debitorenkonto alle offenen Rechnungen und Zahlungen des jeweiligen Kunden.

Warum sollten Sie Debitorenkonten nutzen? Und was genau ist die Debitorenbuchhaltung, für welche das Debitorenkonto benötigt wird? Erfahren Sie hier auf abilita, wofür Sie ein Debitorenkonto verwenden und was der Unterschied zu einem Kreditorenkonto ist.

 

1. Was sind Debitoren und Debitorenkonten?

Die Schuldner eines Unternehmens werden auch Debitoren genannt. Hierbei handelt es sich um Kunden, welche nach einer Lieferung oder Leistung noch offene Rechnung begleichen müssen.

Um diese Forderungen zu strukturieren und organisieren, werden Debitorenkonten erstellt. Das Debitorenkonto hält fest, welche offenen Rechnungen ein Schuldner gegenüber Ihrem Unternehmen hat. Für eine optimale Übersicht wird für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto geführt. Allerdings ist es auch möglich, mehrere Schuldner in einem gemeinsamen Konto zusammenzufassen. Es wird eine sogenannte Debitorengruppe gebildet.

Während das Debitorenkonto für die Dokumentation ausstehender und beglichener Forderungen genutzt wird, besitzt es eine weitere wichtige Funktion. So hilft ein Debitorenkonto dabei, im nächsten Schritt, nicht beglichene Forderungen einzutreiben, gegebenenfalls mit einem Mahnverfahren.

Zusätzlich unterstützt ein Debitorenkonto die Unternehmens- und Finanzplanung. Hierbei kann mit den Debitorenkonten eingeschätzt und analysiert werden, wann ein Zahlungseingang erfolgen wird. Wie genau die Debitorenkonten verwaltet werden müssen, ist nicht vorgeschrieben. Die Verwaltung und Organisation wird von jedem Unternehmen individuell gestaltet und an die eigene Struktur angepasst.

2. Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Das Debitorenkonto ist Bestandteil der Debitorenbuchhaltung, welche viele wichtige Aufgaben erfüllt. Darunter fällt auch das Forderungsmanagement. Debitorenkonten werden verwaltet und für neue Kunden erstellt. Des Weiteren wird im Forderungsmanagement regelmäßig überprüft, ob offene Forderungen oder auch Überzahlungen von Kunden vorliegen. Grundsätzlich wird auch überprüft, ob die Debitoren das jeweilige Zahlungsziel auch fristgerecht einhalten.

Erfolgt dies nicht, wird in der Regel das Mahnwesen eingeleitet. Zunächst wird mit einem außergerichtlichen Mahnwesen begonnen. Unmittelbar gerichtlich vorzugehen könnte die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden stark beschädigen. Aus diesem Grund wird in der Regel mit einer freundlich verfassten Zahlungserinnerung begonnen, ehe die erste Mahnung versendet wird. Waren diese Maßnahmen vergeblich, kann meist ein gerichtliches Mahnverfahren nicht vermieden werden.

Eine weitere Aufgabe, welche von der Debitorenbuchhaltung übernommen wird, ist das Scoring. Hierbei werden Informationen über die bisherige Zahlungsmoral eines Debitors genutzt, um Aussagen über dessen mögliches zukünftiges Zahlungsverhalten zu treffen. Auf diese Weise kann eingeschätzt werden, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Kunde seine Forderung fristgerecht begleicht, oder ob Zahlungsausfälle zu erwarten sind.

Auch das Informationsmanagement zählt zu den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung. Hierbei werden in der Debitorenbuchhaltung gewonnenen Informationen dazu genutzt, um aus diesen Erkenntnissen strategische Entscheidungen zu treffen.

 

3. Wofür werden Debitorenkonten benötigt?

Debitorenkonten sind Bestandteil der Debitorenbuchhaltung. Mit Debitorenkonten behält das Unternehmen den Überblick über noch offene Forderungen.

a. Zahlungsausfälle frühzeitig erkennen

Wird für jeden Kunden ein Debitorenkonto angelegt und regelmäßig gepflegt, hilft dies dabei, mögliche Zahlungsausfälle frühzeitig zu erkennen. Dies ist von großer Wichtigkeit, da mehrere, vor allem größere Zahlungsausfälle oder Zahlungsverzögerungen zu eigenen finanziellen Problemen im Unternehmen führen können.

Mithilfe von Debitorenkonten für jeden Kunden Ihres Unternehmens können Sie das Debitorenrisiko besser einschätzen. Das Debitorenrisiko beschreibt das Risiko, ob der Debitor eine Forderung nur in Teilen, oder verspätet begleichen könnte. Somit berücksichtigt das Debitorenrisiko den Zahlungsverzug, die Zahlungsunfähigkeit sowie die Zahlungsunwilligkeit eines Kunden.

Da verspätete Zahlungen oder komplette Zahlungsausfälle im Alltag eines Unternehmens immer wieder vorkommen, ist es wichtig, diese entsprechend einzuplanen. Dazu kann beispielsweise die Bonitätseinschätzung mithilfe des Scorings erfolgen.

b. Scoring

Das Scoring versucht so genau wie möglich einzuschätzen, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Forderung nicht oder verspätet beglichen wird. Auf diese Weise kann ein Unternehmen bereits vor Geschäftsabschluss beurteilen, ob ein Vertrag mit dem entsprechenden Kunden abgeschlossen werden sollte oder nicht. Ist der Kunde in der Vergangenheit bereits negativ aufgefallen, ist es sinnvoll, kein Geschäft einzugehen oder auf Vorkasse zu bestehen. Somit können Sie das Risiko eines Zahlungsausfalls minimieren.

4. Was ist der Unterschied zu einem Kreditorenkonto?

Auf der Gegenseite des Debitorenkontos steht das Kreditorenkonto. Dieses wird in der Passivseite der Bilanz als kurzfristiges Fremdkapital erfasst. Der sogenannte Kreditor ist ein Gläubiger eines Unternehmens. Somit wird ein Kreditorenkonto verwendet, um die Schulden gegenüber einem Dritten zu dokumentieren. Oftmals handelt es sich hierbei um Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Das Kreditorenkonto wird dann genutzt, wenn Sie Leistungen oder Waren erworben haben, welche erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt werden.

Während das Debitorenkonto für die Debitorenbuchhaltung genutzt wird, spielen die Kreditorenkonten in der Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Rolle. Beide verfolgen jedoch ähnliche Ziele.

Auch die Kreditorenbuchhaltung unterstützt die Finanzplanung eines Unternehmens. So haben Sie stets den Überblick über sämtliche Verbindlichkeiten. Auf diese Weise können Sie ihre Rechnungen fristgerecht begleichen. Mahngebühren werden vermieden und Ihr Unternehmen steigt entsprechend im Scoring.

 

5. Warum ist es wichtig, Debitorenkonten zu verwenden?

Sie als Unternehmen sind generell nicht dazu verpflichtet, Debitorenkonten zu führen und die Debitorenbuchhaltung durchzuführen. Allerdings besteht für die meisten Unternehmensformen Buchführungspflicht, worunter dann auch die Debitorenbuchhaltung fällt.

Sobald ein Unternehmen mehrere Kunden besitzt, ist es nahezu unvermeidbar, für jeden Kunden ein Debitorenkonto zu erstellen. Ohne Debitorenkonten können Forderungen von Kunden schnell vergessen werden, wodurch Sie als Unternehmen den Überblick verlieren könnten.

Zudem hilft das Debitorenkonto dabei, Forderungen pünktlich und fristgerecht einzutreiben. Durch die Übersicht aller offenen Zahlungen kann dem betroffenen Kunden rechtzeitig eine Zahlungserinnerung gesendet werden. Sollte dies nicht zum Erfolg führen, sollte ein Mahnverfahren eingeleitet werden. Mithilfe von einem Debitorenkonto können somit Maßnahmen getroffen werden, damit die Zahlung erfolgt, da die offene Rechnung nicht untergeht, verjährt, oder gar vergessen wird.

 

6. Wie kann abilita bei der Organisation von Debitorenkonten helfen?

Das Debitorenkonto wird für die ordentliche Führung der Debitorenbuchhaltung benötigt. Dies ist essentiell für die Liquiditätsplanung eines Unternehmens. Nur mithilfe von Debitorenkonten kann ein Überblick geschaffen werden, welcher Debitor seine Forderungen beglichen hat und bei welchem Debitor noch Rechnungen offen sind. Mit einer organisierten Struktur können Sie mithilfe eines Debitorenkontos den entsprechenden Kunden frühzeitig an die Zahlung erinnern und somit eigene Engpässe vermeiden.

Sollten Sie weitere Fragen bezüglich der Debitorenkonten haben, beraten wir von abilita Sie gern. Wir unterstützen Sie bei der Organisation von Debitorenkonten, sodass alle offenen Rechnungen erfasst werden und Sie immer den Überblick haben!

FAQ

Was ist ein Debitorenkonto?

Ein Debitorenkonto wird für Schuldner eines Unternehmens erstellt und ist Teil der Debitorenbuchhaltung. Hier werden alle Forderungen gegenüber Schuldnern, sowie alle eingegangene Zahlungen erfasst.

Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit den Forderungen, welche gegenüber Kunden eines Unternehmens bestehen. Diese werden in der Debitorenbuchhaltung erfasst und verwaltet.

Was ist der Zweck eines Debitorenkontos?

Debitorenkonten werden für die Debitorenbuchhaltung benötigt. Dort werden Forderungen gegenüber Kunden eines Unternehmens erfasst.

Über die Autorin


Lisa Löw ist eigentlich gelernte Sport- und Fitnesskauffrau und landete über ein paar Umwege schließlich im Marketing und Vertrieb. Ihre Stärken – Kommunikationsfähigkeit und Kreativität – setzt sie bei abilita seit 2019 um: hier ist sie zuständig für die Unternehmenskommunikation, die Betreuung der Bestandskunden, die Neukundengewinnung und teilweise auch für die Inkassosachbearbeitung.