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Debitorenmanagement

Definition & Erklärung

„Kaufen auf Rechnung“ oder auch „Jetzt kaufen, später bezahlen“ sind beliebte Angebote für Kunden im Onlinehandel. Hier findet man das „Kaufen auf Ziel“ immer häufiger, im B2B-Bereich ist es bereits üblich. Werden Verkäufe oder Leistungen nicht direkt gegen Bargeld erbracht, sondern wird die Zahlung mittels einer Rechnung zu einem bestimmten Zahlungsziel erwartet, bekommt das Debitorenmanagement eine wichtige Rolle. Denn nun heißt es, wichtige Fristen nicht außer Acht zu lassen und den Kunden gegebenenfalls an die Zahlung zu erinnern. Ein gutes Debitorenmanagement sichert die Liquidität im Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei ankommt.

Was genau ist Debitorenmanagement?

 

Durch korrekte Verbuchung und Überwachung von Forderungen sorgt das Debitorenmanagement dafür, dass Zahlungsziele von Kunden eingehalten werden. So wird für eine ständige Liquidität im Unternehmen gesorgt.

Definition

Bei einem „Kauf auf Ziel“, an dem die erbrachte Leistung oder das gelieferte Gut erst zu einem bestimmten Zahlungsziel bezahlt sein muss, entstehen Forderungen des Verkäufers bzw. Lieferanten (Kreditor) gegenüber seinem Kunden bzw. Leistungsempfänger (Debitor). Der gesamte Prozess, von der Entstehung einer Forderung bis zur Verbuchung des Zahlungseingangs, wird vom Debitorenmanagement gesteuert.

Welche Unternehmen sollten das Rechnungswesen mit Debitorenmanagement ergänzen?

Ganz gleich ob Start-Up, KMU, Mittelstand, Konzern, Handwerker oder Dienstleister. Jedes Unternehmen kann von einem funktionierenden Debitorenmanagement profitieren. Bei extrem wenigen Kunden, wie es beispielsweise einige Kleinunternehmer oder auch noch junge Unternehmen haben können, kann diese Aufgabe auch intern übernommen werden. Einen externen Dienstleister damit zu beauftragen, macht jedoch bei einer Vielzahl an Aufträgen oder auch bei schnellem Wachstum enorm Sinn.

Vorteile für KMU, Mittelstand, Konzerne

Einige Unternehmen wachsen oftmals schneller, als es das interne Rechnungswesen macht. Aber selbst wenn das Rechnungswesen gut aufgestellt ist, kann eine große Anzahl an Kunden und Aufträgen entsprechend viel Arbeit für die zuständigen Mitarbeiter bedeuten. Hier bietet ein externes Debitorenmanagement Entlastung für das Rechnungswesen und zeitgleich auch fristgerechte Zahlungen von Kunden. Somit werden interne Ressourcen geschont und die Liquidität gesichert.

Vorteile für Handwerker & Dienstleister

​​Viele Handwerker und andere Dienstleister haben oftmals kein eigenes Rechnungswesen, der Inhaber stellt die Rechnungen, prüft und verbucht die Zahlungen selbst. Bei mehreren, parallel laufenden Aufträgen die Übersicht zu wahren, kann hier schon mühsam werden. Dank einem externen Debitorenmanagement kann sich der Inhaber auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und dennoch von fristgerechten Zahlungen seiner Kunden ausgehen.

Vorteile für Online Shops

​​​​​Gerade bei Onlineshops, die oftmals eine große Anzahl an Verkäufen innerhalb kürzester Zeit verbuchen, bietet sich Debitorenmanagement perfekt an. Der externe Dienstleister überwacht die offenen Forderungen, mahnt den Kunden rechtzeitig und sichert die Einnahmen für die verkauften Produkte. Betreiber der Onlineshops können sich voll und ganz auf die Weiterentwicklung ihres Angebots konzentrieren.

Was ist das Ziel von Debitorenmanagement?

 

Durch ein effizientes Debitorenmanagement soll der Überblick über die offenen Forderungen gewahrt und somit eine fristgerechte Zahlung seitens der Kunden sichergestellt werden. Das sorgt für eine stetige Liquidität im eigenen Unternehmen.

Wie unterstützt Debitorenbuchhaltung die Unternehmen?

Die Sicherstellung des Einhaltens von Zahlungszielen seitens der Kunden ist die wichtigste Aufgabe des Debitorenmanagements. Das geschieht nicht alleine nur durch die stete Überwachung der offenen Forderungen, sondern beginnt bereits vor Vertragsabschluss. Präventive Maßnahmen sorgen dafür, dass mögliche Zahlungsausfälle vermieden werden können.

Prävention

Die Überprüfung der Bonität möglicher Geschäftspartner sorgt letztlich zu weniger Zahlungsausfällen. Auf Basis der Ergebnisse der Bonitätsprüfung kann das Debitorenmanagement Empfehlungen für die Geschäftsbeziehung geben. Gibt es Anzeichen zur Vorsicht, sollte möglicherweise komplett auf ein Geschäft verzichtet werden. Diese präventive Maßnahme sichert bereits im Vorfeld Liquidität.

Prozessmanagement

Durch die Steuerung des gesamten Zahlungs- und Forderungsprozesses sorgt das Debitorenmanagement dafür, dass Rechnungen mit einem Zahlungsziel korrekt erstellt und verbucht, ausstehende Forderungen im Blick behalten und Zahlungserinnerungen rechtzeitig versendet werden. Bei Zahlungsverzug oder bei kompletten Ausbleiben von Zahlungen übernimmt das Debitorenmanagement das Mahnverfahren oder übergibt den Vorfall an ein Inkasso-Unternehmen. Ein externer Anbieter übernimmt für Sie somit alle notwendigen Aufgaben und sichert die Bezahlung offener Forderungen von Kunden, was für mehr Liquidität im eigenen Unternehmen sorgt.

Was gehört alles zum Begriff Debitorenmanagement?

Das eigene Rechnungswesen kann vom Debitorenmanagement vollumfänglich entlastet werden. Sämtliche Aufgaben können im gesamten Zahlungs- und Forderungsprozess übernommen und gleichzeitig auch der Überblick über die offenen Forderungen gewahrt werden. Bereits in der Anbahnung eines Geschäfts wird das Debitorenmanagement aktiv und prüft beispielsweise die Bonität eines Kunden. Bei Nichteinhaltung von Zahlungszielen wird das Mahnverfahren angestoßen oder der gesamte Vorfall an einen Inkasso-Dienstleister übergeben. Die wichtigsten Aufgaben haben wir für Sie zusammengefasst:

Erstellen und Buchen von Rechnungen

Als zentrale Aufgabe kann das Erstellen von Rechnungen gesehen werden. Besteht noch kein Debitoren-Konto, wird dieses zuerst in der Buchhaltungssoftware eröffnet. Die Rechnung wird dem Debitor mit einem entsprechendem Zahlungsziel zugewiesen. Somit ist die Grundlage für alle weiteren Aufgaben geschaffen.

Überwachung der Forderungen

Das Debitorenmanagement überwacht die offenen Forderungen und bucht die Zahlungseingänge entsprechend in der Buchhaltungssoftware. Es wird hierbei geprüft, ob die Forderungen innerhalb der gesetzten Frist bezahlt werden. Kommt es zu Verzögerungen oder Problemen, schreitet das Debitorenmanagement effektiv ein.

Reklamationen, Gutschriften oder Storno

Leider gibt es manchmal seitens der Kunden einen Grund zur Reklamation, was letztlich zu Gutschriften oder einer kompletten Stornierung führt. Das Debitorenmanagement setzt sich auch mit diesen Belangen auseinander und erstellt entsprechende Gutschriften oder Stornos in der Buchhaltungssoftware, damit diese auch übersichtlich erfasst sind.

Anstoß des Mahnverfahrens

Gleicht der Kunde die fällige Forderung nicht innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist aus, befindet sich dieser im Zahlungsverzug. Das Debitorenmanagement erkennt das rechtzeitig und fordert den Kunden mittels Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zur Zahlung auf. Dies wird ebenfalls in der Buchhaltungssoftware übersichtlich erfasst.

Übergabe an Inkasso

Genügt das kaufmännische Mahnwesen nicht und der Kunde gleicht die Forderung trotz mehrmaliger Erinnerung nicht aus, sollte dieser Vorfall an einen Inkasso-Dienstleister übergeben werden. Das Debitorenmanagement übernimmt diesen Vorgang, wenn alle anderen Maßnahmen nicht zielführend waren und zur Zahlung führten.

Bonitätsprüfung

Damit Mahnungen oder gar das Einbeziehen eines Inkasso-Dienstleisters überhaupt erst nicht notwendig werden, prüft das Debitorenmanagement häufig auch die Bonität potentieller Kunden im Vorfeld eines Auftrags. Bei einem negativen Ergebnis kann davon abgeraten werden, eine Geschäftsbeziehung einzugehen, wodurch Zahlungsverzögerungen oder -ausfälle vermieden werden können.

 

Was ist der Unterschied zwischen Debitorenmanagement und Forderungsmanagement?

Beide Begriffe bedeuten letztlich dasselbe. Debitoren (Kunden) haben bei Kreditoren (Verkäufer, Lieferanten, etc.) oftmals Forderungen, die es zu erfassen und zu überwachen gilt. Es werden also sowohl die Debitoren, als auch die Forderungen überwacht und gesteuert. 

Weitere gängige Namen des Debitorenmanagement lauten Risiko-, Kredit- oder auch Konditionsmanagement, welche letztlich auf der Prüfung der Bonität eines möglichen Geschäftspartners basieren. Aus dem Ergebnis der Prüfung leitet das Debitorenmanagement häufig Empfehlungen für die Geschäftsbeziehung ab, wie beispielsweise die Zahlungsart (z.B. Vorkasse oder Kauf auf Rechnung), die entsprechenden Zahlungsfristen oder auch mögliche Rabatte oder Skonti. 

Es gibt also keinen wesentlichen Unterschied zwischen den Begriffen, meist beschreiben sie nur, worauf im Unternehmen am meisten Wert gelegt wird. Im Endeffekt leistet das Debitorenmanagement jedoch eine große Anzahl an Aufgaben und sorgt für Liquidität im Unternehmen.

Alltägliche Beispiele von Debitorenmanagement

Sofern Sie das Debitorenmanagement intern im eigenen Rechnungswesen übernehmen, kennen Sie die Prozesse bereits sehr gut. Das Anlegen eines neuen Kunden in der Buchhaltungssoftware, das Erstellen der Rechnung und die Forderung entsprechend zu überwachen. Bei externen Dienstleistern läuft das Ganze ein wenig anders.

Kauft ein Kunde beispielsweise im Onlineshop ein, wird der Kauf der Ware an den externen Dienstleister übertragen. Die Adressdaten dienen zur Erstellung der Rechnung, aber auch für das Debitorenkonto. Das Ganze geschieht automatisch. In Echtzeit findet oftmals noch eine Bonitätsprüfung statt, die darüber entscheidet, welche Zahlungsmöglichkeiten dem Kunden angeboten werden können. Beim Kauf auf Rechnung wird automatisch ein Zahlungsziel erfasst. Das Debitorenmanagement prüft nun, ob und wann die Rechnung beglichen wird - egal ob sie nun auf dem Konto des Onlineshops oder des eines Zahlungsanbieters eingeht. Mittels elektronischer Datenübertragung werden die Buchungssätze an die Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens übermittelt.

Was kostet professionelles Debitorenmanagement?

Wenn das gesamte Debitorenmanagement nicht intern durch Mitarbeiter des Rechnungswesens übernommen werden kann, bietet sich ein externer Dienstleister an. 
Um eine passende und kostengünstige Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, sollte dieser mit Bedacht gewählt werden.

Kosten

Die Kosten für ein externes Debitorenmanagement lassen sich grundsätzlich leicht berechnen und in der Preisgestaltung Ihres Produktes oder Ihrer Dienstleistung einbeziehen. Oftmals sind die Kosten abhängig vom entsprechenden Rechnungsbetrag, die Gebühren werden also nicht durch ein Monats- oder Jahresfixum, sondern durch einen prozentualen Anteil berechnet. Dieser bewegt sich häufig im niedrigen, einstelligen Prozentbereich.

Welche Lösungen gibt es?

Einige Anbieter unterscheiden zwischen Basis- und Premium-Lösungen.
In der Basis-Lösung werden die gestellte Rechnung hochgeladen und der externe Dienstleister übernimmt anschließend alle weiteren Prozesse.
Zusätzliche bieten viele Dienstleister auch Premium-Lösungen an. Diese beinhalten oftmals den gesamten Vorgang von der Rechnungserstellung bis hin zur Verbuchung der Zahlungen. Die Kosten sind nicht unbedingt höher als bei den Basis-Lösungen,  manche Dienstleister bieten nur möglicherweise die Premium-Lösung nicht an.

Welche Anbieter gibt es in Deutschland?

Zahlreiche Finanzdienstleister bieten mittlerweile die Services eines Debitorenmanagements an. Teilbereiche davon decken bereits Unternehmen wie Zahlungsdienstleister oder selbst Banken ab, ein vollumfängliches Debitorenmanagement bieten hingegen nur wenige Dienstleister. Einige Inkassounternehmen, aber auch Start-Ups stellen ebenfalls alle Leistungen im gesamten Prozess zur Verfügung. Mit abilita finden Sie einen erfahrenen Partner, welcher Sie ebenfalls im gesamten Zahlungsprozess unterstützt. Hier erfahrt ihr mehr über uns und unsere Angebote.

Wie soll ich einen Anbieter wählen?

Eine Auswahl für den richtigen Anbieter zu treffen, ist eine wichtige Angelegenheit. Grundsätzlich sollte geprüft werden, ob das interne Rechnungswesen diese Entlastung benötigt. Wenn ja, spielen Faktoren wie Erreichbarkeit, Vertrauen, Sicherheit, Effektivität und natürlich auch die Kosten eine große Rolle. Das Leistungsspektrum des Anbieters gibt Ihnen zusätzlich noch einen Überblick darüber, in welchen Bereichen dieser Sie unterstützen kann.