Zahlt ein Kunde seine Waren oder Dienstleistungen bargeldlos mittels einer Kartenzahlung (z. B. Kreditkarte, EC-Karte), erfolgt während des Bezahlvorgangs eine Zahlungsautorisierung. Bevor ein Händler die Ware an den Kunden übergibt bzw. ausliefert, lässt dieser sich vorab ein Zahlungsversprechen von der Bank autorisieren, da der Betrag erst zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Händler verrechnet wird.
Eine Zahlungsautorisierung ist erforderlich, da der Händler nicht sicher sein kann, ob die verwendete Karte autorisiert ist, oder das Kundenkonto ausreichend Deckung oder Verfügungsrahmen aufweist. Die eingesetzte Karte wird in Echtzeit während des Bezahlvorgangs mit einer Sperrdatei abgeglichen, die PIN wird auf Gültigkeit und der Zahlbetrag auf den Verfügungsrahmen abzüglich vorgemerkter Abbuchungen sowie auf Limits geprüft. Weitere Sicherheits- und Plausibilitätsprüfungen erfolgen zusätzlich. Ist das Ergebnis der Prüfung negativ, wird die Zahlung abgewiesen. Die Zahlungsautorisierung bietet dem Händler und Kunden eine schnelle, bargeldlose und sichere Zahlung. Der zu zahlende Betrag wird durch die Bank autorisiert und die Ware kann direkt übergeben werden. Zudem verringert eine Zahlungsautorisierung nachträgliche Reklamationen zum Bezahlvorgang.
Zahlungsautorisierungen werden überall da durchgeführt, wo eine Kartenzahlung erfolgt. Diese können an einem POS-Kartenterminal im stationären Handel (POS), via MO/TO (Mail Order Telephone Order), oder im Checkout-Prozess auf der Zahlungsartenseite im Online-Handel erfolgen. Die Zahlungsanfragen erfolgen häufig über ein sogenanntes Payment-Gateway. Dies trifft besonders im Online-Handel zu. Die Payment Gateways werden durch Payment Service Provider genutzt. Diese binden verschiedene Konnektoren, wie Banken, Acquirer, Auskunfteien, oder Zahlungsanbieter an das Payment Gateway an. Auch die jeweilige Risikostrategie wird durch eine Vielzahl von Kriterien und Kombinationen im Payment Gateway geregelt, um eine komfortable, schnelle und sichere Bezahlung zu ermöglichen.
Die Zahlungsautorisierung ist auch beim Kauf auf Rechnung möglich, indem sich der Händler mit einer Zahlungsgarantie gegen einen möglichen Zahlungsausfall absichert. Eine Zahlungsgarantie auf die unsicheren Zahlungsarten Kauf auf Rechnung, Ratenkauf oder SEPA-Lastschrift werden durch einen Payment Service Provider oder einen Zahlungsgarantie-Anbieter angeboten. Wählt der Kunde die Zahlungsart „Kauf auf Rechnung“, erfolgt in Echtzeit eine Bonitätsprüfung.
Ist das Ergebnis der Bonitätsprüfung positiv, vergibt Payment Service Provider dem Händler eine Zahlungsgarantie. Die Zahlungsgarantie dient gleichzeitig als Zahlungsautorisierung und der Händler kann die Ware ohne Risiko eines Zahlungsausfalls versenden. Fällt die Zahlung des Kunden aus, kauft der Payment Service Provider dem Händler diese Forderung in voller Höhe ab, so dass dessen Liquidität weiter gewährleistet ist.