Mahngebühren

Grundsätzlich vermeiden oder rechtzeitig begleichen

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht fristgemäß ausgleicht, gerät dieser in Zahlungsverzug. In diesem Fall können Sie den Kunden natürlich einfach nur freundlich an die Zahlung erinnern und bitten, den offenen Betrag zeitnah auszugleichen. Oftmals entsteht für Sie jedoch Aufwand in Form von Zeit - und mitunter auch Geld. Diese Kosten können Sie durch Mahngebühren von Ihren säumigen Kunden einfordern. Sollten Sie selbst, aufgrund von mangelnder Liquidität durch ausbleibende Zahlungen von Kunden oder reiner Versäumnis durch Zeitmangel, eine Rechnung nicht fristgerecht begleichen, drohen auch Ihnen Mahngebühren. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, wie Mahngebühren entstehen, wie Sie diese als Käufer oder auch als Verkäufer vermeiden und, sollten Sie doch mal anfallen, wann Sie Mahngebühren rechtzeitig begleichen.

Wie entstehen Mahngebühren?

 

Grundsätzlich können Mahngebühren bei Verbrauchern erst dann erhoben werden, wenn sich ein Schuldner im Zahlungsverzug befindet. Das ist nach § 286 BGB der Fall, wenn der säumige Schuldner eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, also den Rechnungsbetrag nicht binnen der in der Mahnung gesetzten Frist ausgleicht. Die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung sollte jedoch noch frei von Mahngebühren sein. Nach Ablauf der gesetzten Frist in der Mahnung können allerdings Verzugszinsen oder sogar Schadensersatzforderungen entstehen, ebenso können Mahngebühren in einer angemessenen und nachvollziehbaren Höhe erhoben werden.

Beispiel: Ein Kunde erhält von einem Handwerksbetrieb nach Abschluss der Arbeiten eine Rechnung mit dem Vermerk „zahlbar binnen 10 Werktage“. Nach zwei Wochen erhält der Kunde eine Mahnung mit einer zusätzlich Zahlungsfrist von 5 Werktagen. Erst nach Ablauf der in der Mahnung genannten Zahlungsfrist befindet sich der Kunde im Verzug. Ebenso erst dann kann der Handwerker zusätzliche Verzugszinsen oder Mahngebühren verlangen.

Besonderheiten für Verbraucher

Ein Zahlungsverzug kann jedoch auch ohne eine Mahnung entstehen. Bestehen vertragliche Regelungen hinsichtlich des Zeitpunkts einer Zahlung (z.B. ein fest vorgeschriebenes Datum oder auch ein fester Zeitraum wie “innerhalb von 14 Tagen”), muss rechtlich gesehen vom Gläubiger keine Mahnung verschickt werden. Wie in § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB geregelt, befindet sich ein Schuldner nach Ablauf der vertraglich geregelten Frist bzw. nach dem Verstreichen des Zahlungstermins automatisch in Verzug.

Dasselbe gilt auch für gesetzliche Regelungen, welche unter anderem den Zeitpunkt der Zahlung von Mietkosten klar benennen. Bis zum dritten Werktag eines Monats ist die Miete spätestens zu bezahlen (§§ 556b BGB), ansonsten befindet sich der Mieter im Zahlungsverzug.

Spätestens 30 Tage nach Rechnungsdatum gerät ein Verbraucher in Zahlungsverzug, sofern keine andere Zahlungsfrist  vereinbart oder mitgeteilt wurde. Das Zahlungsziel sollte unbedingt auf der Rechnung vermerkt werden. Fehlt dieser Hinweis, muss der Gläubiger eine Mahnung senden, um den Schuldner in Verzug zu setzen.

Besonderheiten für Unternehmer

Sofern der Kunde ein Unternehmer bzw. ein Unternehmen ist, lässt sich der Zeitpunkt des Zahlungsverzugs einfacher bestimmen. Denn unter Kaufleuten gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen auch ohne ausdrücklichen Hinweis, womit sich ein Unternehmen automatisch nach 30 Tagen im Zahlungsverzug befindet. Es können jedoch auch kürzere oder längere Zahlungsfristen vertraglich vereinbart werden. Diese müssen entweder in den AGB genannt oder separat schriftlich festgelegt werden. In diesem Fall tritt der Zahlungsverzug erst mit Ablauf der individuell vereinbarten Zahlungsfrist ein und Verzugszinsen sowie Mahngebühren können erhoben werden.

Unterscheidung zwischen Mahngebühren und Verzugszinsen

Bei Zahlungsverzug können für den Schuldner weitere Kosten entstehen. Zum einen hat der Gläubiger ein Anrecht auf Zahlung von Verzugszinsen, welche in § 288 BGB festgelegt werden. Diese berechnen sich anhand des Basiszinssatz und belaufen sich auf 5 % über dem Basiszins, wenn der Schuldner ein Verbraucher ist und 9 % über dem Basiszins, wenn der Schuldner ein Unternehmer bzw. Unternehmen ist. Zusätzlich können in bestimmten Fällen auch Schadensersatzzahlungen geltend gemacht werden. Beides entspricht jedoch nicht den Mahngebühren, sondern sind Kosten, die durch den Zahlungsverzug entstehen. Bei den Mahngebühren handelt es sich um zusätzliche Kosten, die durch das Versenden von Mahnungen entstehen und müssen angemessen hoch und nachvollziehbar sein.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Die Höhe der Mahngebühren wird nicht prozentual anhand des fälligen Betrages berechnet, wie es etwa bei Verzugszinsen der Fall ist, ebenso wenig ist die Summe gesetzlich geregelt. Das bedeutet jedoch nicht, dass hier nun willkürlich horrende Beträge verlangt werden, denn die Mahngebühren sollten stets noch nachvollziehbar und angemessen bleiben. Bei zu hohen Kosten kann es vorkommen, dass diese Kosten durch ein Gericht als unzulässig bezeichnet werden. Daher sollte man stets die Höhe der Mahngebühren mit Bedacht festlegen.

Reagiert der Schuldner auf die erste Mahnung mit Mahngebühren noch nicht und eine weitere Mahnung wird fällig, können die Mahngebühren ebenfalls mit der Mahnstufe steigen. Allerdings ist weiterhin wichtig, dass die Summe angemessen und nachvollziehbar bleibt.

Wer darf Mahngebühren erheben?

Nicht immer dürfen Mahngebühren auch tatsächlich erhoben werden - und das unabhängig von der Höhe der Gebühren. Es gibt einige Kriterien sowie Zeiten bzw. Fristen, die dabei einzuhalten sind. Werden unberechtigterweise Mahngebühren erhoben, könnte der Schuldner die zu viel gezahlten Kosten wieder zurückfordern oder sogar ein Gericht diese Kosten als unzulässig beurteilen.

Kriterien, die zu erfüllen sind

Damit für einen Gläubiger das Recht auf Mahngebühren überhaupt entsteht, muss sich dessen Schuldner im Zahlungsverzug befinden. Welche Zeiten hier zu beachten sind, klären wir im nächsten Punkt. Um tatsächlich in Zahlungsverzug geraten zu können, muss es zu einem Kauf oder einer Dienstleistung gekommen sein, welche bezahlt werden soll. Besteht ein Zahlungsverzug, sollte der Schuldner angemahnt werden, wobei bereits erste Mahngebühren erhoben werden können. Allerdings darf man sich hier nicht einer beliebigen Pauschale bedienen, sondern sollte eine angemessene Höhe der Mahngebühren wählen.

Fristen, die einzuhalten sind

Um Mahngebühren erheben zu können, muss sich der Schuldner nachweislich und wahrhaftig im Zahlungsverzug befinden (§ 286 BGB). Bei Verbrauchern ist das erst der Fall, wenn der Schuldner die Rechnung für eine Lieferung oder Leistung nicht fristgerecht ausgleicht oder diese nicht nach 30 Tagen bezahlt hat, sofern er auf die Zahlungsfrist hingewiesen wurde. Zwischen Unternehmen tritt der Zahlungsverzug automatisch auch ohne expliziten Hinweis auf die gesetzliche Frist von 30 Tagen ein, alternativ nach einer individuell vereinbarten Frist.

Bis wann müssen Mahngebühren bezahlt werden?

 

Grundsätzlich gilt bei Mahngebühren ebenso wie bei Rechnungen, dass offene Kosten sofort zu erbringen sind, wie in § 271 Abs. 1 BGB festgeschrieben steht. Jedoch räumt der Gesetzgeber bei Rechnungen eine Zahlungsfrist von bis zu 30 Tagen ein, welche aber auch verlängert oder verkürzt werden kann. Bei Mahngebühren gibt es allerdings keine gesetzliche Frist für die Fälligkeit. In den meisten Fällen wird vom Gläubiger das gleiche Datum wie das Rechnungsdatum gesetzt. Die beiden gängigsten Zahlungsziele sind 2 Wochen oder 10 Werktage. Innerhalb dieser Zeit hat der Schuldner Zeit, die offene Rechnung sowie die Mahngebühren zu bezahlen.

Wie kann ich Mahngebühren vermeiden?

Das Erheben von Mahngebühren ist für den Gläubiger bzw. Verkäufer keine angenehme Aufgabe. Ihm entsteht hierbei ein enormer Zeitaufwand, welchen er durch die Mahngebühren nicht geltend machen darf, denn dieser Aufwand fällt laut der Rechtsprechung in den allgemeinen Aufwand eines Gläubigers. Sämtliche Personalkosten für einen Zahlungsabgleich, das Verfassen der Mahnung, eine Beratung bei einem Rechtsbeistand und mögliche Telefonate mit dem Schuldner werden so nicht durch Mahngebühren abgegolten. Tatsächlich können dem Schuldner lediglich die anfallenden Kosten für den Versand der Mahnung in Rechnung gestellt werden.

Aber auch für den Schuldner bzw. Käufer sind Mahngebühren keine Freude. Die Höhe der eigentlichen Mahngebühren mag zwar gering sein, meist sind diese jedoch aber auch mit Verzugszinsen und ggf. auch weiteren Kosten, wie z.B. Inkassokosten verbunden. Für beide Seiten gilt also, Mahngebühren bzw. den zuvor entstehenden Zahlungsverzug besser zu vermeiden. Wir zeigen Ihnen wie das möglich ist.

als Verkäufer

Damit Ihre Kunden möglichst nicht in Zahlungsverzug geraten, sollten Sie diese über Ihre Zahlungsfristen informieren. Zum einen in den AGB, dann direkt beim Kauf, ebenso auf der Rechnung oder auch in Ihrem Onlineshop direkt am Produkt. Bieten Sie mehrere Zahlungsmöglichkeiten an, darunter auch diverse Möglichkeiten zur Sofortzahlung über einen Zahlungsanbieter. Beim Kauf auf Rechnung sollten Sie besonders auf Transparenz sowie gute Kommunikation der Zahlungsfristen achten - oder Sie wickeln den Rechnungskauf gleich über einen Zahlungsanbieter an. Dieser kümmert sich für Sie um die Zahlungszuordnung und auch das Mahnwesen. So vermeiden Sie unnötigen Zeitaufwand und steigern möglicherweise noch die Kundenzufriedenheit.

als Käufer

Mahngebühren sind als Schuldner bzw. Käufer nur lästig - und Kosten Geld, Zeit und Nerven. Zusätzlich zu den vergleichsweise niedrigen Mahngebühren kommen jedoch meist noch Verzugszinsen und weitere, mit dem Zahlungsverzug verbundene Kosten wie z.B. Anwalts- oder Inkassogebühren. Als Käufer sollte man daher stets versuchen, Rechnungen fristgerecht auszugleichen. Das kann man zum einen sicherstellen, indem man direkt beim Kauf bezahlt - online geht das entweder per Vorkasse, Sofortüberweisung oder auch durch die Möglichkeiten diverser Zahlungsanbieter. Bei einem Kauf auf Rechnung oder einem Ratenkauf muss darauf geachtet werden, dass man sich den Kauf oder die Dienstleistung auch leisten kann - denn spätestens zum Fristende oder zum Fälligkeitstag der Rate entstehen kosten, welche zu bezahlen sind.

Wie stelle ich die Bezahlung der Mahngebühren sicher?

Als Gläubiger besitzt man das Recht, entstandene Kosten als Mahngebühren zu verlangen. Der Schuldner hat diese zu begleichen, wenn die Mahngebühren verhältnismäßig und nachvollziehbar sind. Entsprechen die Kosten in etwa dem finanziellen Aufwand, den Sie hatten, um die Mahnung zu versenden, müssen diese Gebühren vom Schuldner beglichen werden. Bleiben Sie als Gläubiger also realistisch und verlangen Sie entweder die korrekten Kosten für den Versand oder maximal eine niedrige Pauschale. Diese Höhe wird im Zweifel auch vor Gericht bestand haben, sollte der Schuldner die Rechnung inklusive Mahnkosten nicht ausgeglichen haben und es daher zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen. In den meisten Fällen sind die Schuldner jedoch einsichtig oder haben schlichtweg nur vergessen, die Rechnung fristgerecht zu begleichen und zahlen daher auch die Mahngebühren bereitwillig.

Wann sind Inkassokosten angebracht bzw. überhaupt zulässig?

 

Sollte der Schuldner die offene Rechnung trotz mehrfacher Mahnung nicht ausgleichen, können Sie zum einen natürlich ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder auch ein Inkassounternehmen mit der Eintreibung des Geldes beauftragen. Das ist bereits dann möglich, wenn sich ein Schuldner im Zahlungsverzug befindet. Zum Zwecke der Kundenbindung und Zufriedenheit sollten Sie zuerst freundlich mahnen. Reagiert der Schuldner auch nach mehrmaliger Aufforderung nicht oder verweigert gar die Zahlung, können Sie ein Inkassobüro beauftragen. Die damit verbundenen Inkassokosten sind dann von Ihrem Kunden als Verzugsschaden zu tragen.

Verzugszinsen bei Mahngebühren

Neben den Mahngebühren, eventuellen Inkasso- oder Gerichtskosten können auch Verzugszinsen für den Schuldner fällig werden. In § 288 BGB werden diese Verzugszinsen gesetzlich geregelt. Wir möchten Ihnen aufzeigen, wann Verzugszinsen anfallen und wie hoch sie ausfallen können.

Wann fallen Verzugszinsen an?

Bereits ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs werden grundsätzlich Verzugszinsen fällig. Hierbei gilt meist die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen, oftmals aber auch individuell vereinbarte Zahlungsziele. Ist eine Rechnung nicht innerhalb dieser Frist ausgeglichen, werden für den Schuldner grundsätzlich Verzugszinsen fällig.

Wie hoch können Verzugszinsen ausfallen?

Die Verzugszinsen bemessen sich am Basiszins und betragen für Verbraucher 5 Prozentpunkte bzw. für Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für den Zeitraum des Zahlungsverzugs. Wie Sie die Verzugszinsen berechnen, können Sie ganz einfach in unserem Artikel über Verzugszinsen nachlesen.

Was hat die Schufa damit zu tun und wann wird diese informiert?

Für Gläubiger besteht die Möglichkeit, einen Zahlungsverzug an die Schufa zu melden. Jedoch müssen dafür, insbesondere bei Verbrauchern, einige Kriterien beachtet werden. Eine wichtige Grundlage ist zum einen das Bundesdatenschutzgesetz (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 BDSG). Außerdem muss der Schuldner mindestens zweimal schriftlich angemahnt werden, bevor eine Meldung möglich wird. Des Weiteren muss der Schuldner vom Gläubiger rechtzeitig informiert werden, dass ein Eintrag bei der Schufa erfolgen wird, falls die Rechnung nicht ausgeglichen wird. Zwischen der ersten Mahnung und der Meldung an die Schufa müssen zudem mindestens 4 Wochen liegen.

Sollte es einen Streit über die offene Rechnung geben, dürfen keine Daten an die Schufa gemeldet werden, egal ob dieser Streit berechtigt ist oder nicht. Ebenso darf ein Unternehmen einem Verbraucher nicht damit drohen, den Zahlungsverzug bei der Schufa zu melden, denn so wird ein Verbraucher unberechtigt unter Druck gesetzt. Außerdem gibt es auch keine automatische Anmeldung bei der Schufa; der Händler muss dies selbstständig vornehmen. Schuldnern wird also geraten, die Kommunikation mit dem Gläubiger aufrecht zu halten und nach einer Lösung zu suchen, bevor dieser eine Eintragung vornimmt.

Wie hilft mir abilita.de dabei meine Mahngebühren einzuholen

Als Unternehmen möchte man seinen Forderungen nicht hinterher sein müssen. Es ist daher also wichtig, dass Kunden bzw. Schuldner ihre Rechnungen schnell ausgleichen. Das ist zum einen möglich, wenn man den Kunden verschiedene Zahlungsmöglichkeiten zur sofortigen Zahlung anbieten - oder einen Partner hat, der sich um den gesamten Zahlungsprozess kümmert, bis hin zur Eintreibung offener Forderung. abilita.de ist der richtige Ansprechpartner für Sie, wenn der gesamte Zahlungs- sowie Mahnprozess aus einer Hand sein sollte, ohne dass Sie Zeit oder Personal investieren müssen. Wir übernehmen alle Maßnahmen, damit Sie an Ihr Geld gelangen. abilita. das rechnet sich.

Über den Autor

Peter Lindenmayer ist Gründer und Geschäftsführer der abilita GmbH. Er verantwortet seit 2004 insbesondere die Bereiche Unternehmensstrategie sowie Marketing und Vertrieb. Dabei kann er auf über 15 Jahre Erfahrung in den Bereichen Forderungsmanagement, eCommerce, Online-Payment, Risikomanagement und Business Development zurückgreifen.