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Die perfekte Mahnung schreiben

Muster & Vorlage

 

Der Kunde hat eine Rechnung nicht gezahlt und nun fehlt Ihnen selbst nach Ablauf der Zahlungsfrist noch immer Ihr Geld? Dann empfiehlt es sich, den Kunden mittels einer oder mehrerer Mahnungen darauf aufmerksam zu machen. Es ist üblich, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben, den Kunden dreimal zu mahnen, bevor Sie weitere Schritte einleiten. Wie Sie am Besten vorgehen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. Zusätzlich finden Sie hier für die erste Mahnung ein kostenloses Muster sowie eine kostenlose Vorlage.

 

Wann kann ich eine Mahnung schreiben?

 

Das Recht, eine Mahnung zu schreiben, haben Sie dann, wenn sich ein Kunde im Zahlungsverzug befindet. Das bedeutet, dass ein Kunde innerhalb eines festgelegten Zeitraums eine Rechnung noch nicht beglichen hat. Gesetzlich vorgeschrieben ist bei einem Kauf auf Rechnung eine Zahlungsfrist von bis zu 30 Tagen. Danach ist das Zusenden einer Mahnung zu ihrem Kunden legitim. 

Hierbei ist es egal, ob Sie diese auf dem Postweg oder per E-Mail verschicken. Achten Sie darauf, dass Sie eventuell im Nachgang nachweisen müssen, dass bereits eine erste Mahnung erfolgt ist. Deshalb sollten Sie niemals eine mündliche Zahlungsaufforderung in Betracht ziehen. 

Jede Mahnung muss immer folgendes aufweisen:

den fälligen Betrag
das Rechnungsdatum (und am besten eine Kopie der Rechnung)
wann die Rechnung spätestens fällig war
die Art der erbrachten Leistung
den neuen Fälligkeitstermin

1. Mahnung - der richtige Zeitpunkt und was beachtet werden muss

Grundsätzlich kann es vorkommen, dass Ihr Kunde einfach vergessen hat, die Rechnung fristgerecht zu bezahlen. Bedenken Sie: Sie wollen Ihre Kunden nicht verärgern und diese langfristig an Sie binden. Legen Sie also Wert darauf, einen freundlichen, aber bestimmten Ton an den Tag zu legen. 

Es empfiehlt sich außerdem, den ersten Hinweis auf Zahlungsverzug nicht unbedingt „Mahnung“, sondern eher eine „Zahlungserinnerung“ zu nennen. Denn das ist ja auch das Ziel - Den Kunden daran zu erinnern, dass er noch eine unbeglichene Rechnung hat. Diese Zahlungserinnerung sollten Sie kurze Zeit nach Verstreichen der 30-Tage-Frist versenden, nicht direkt am 30. Tag.

Wann bedarf es einer 2. Mahnung und was muss beachtet werden?

 

Da es unwahrscheinlich ist, dass ein Kunde nach der Zahlungserinnerung immer noch oder schon wieder vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen, sollten Sie in der zweiten Mahnung deutlicher werden. Hier sollten Sie auch explizit das Wort Mahnung benutzen, um Ihrer Aufforderung Ausdruck zu verleihen. Bei wichtigeren Kunden sollten Sie jedoch auch hier noch entgegenkommend sein. 

Vielleicht steckt ihr Gegenüber momentan generell in einer schwierigen Phase und hat Zahlungsschwierigkeiten. Hier müssen Sie selbst entscheiden, wie Sie vorgehen wollen.
Die zweite Mahnung senden Sie am besten so schnell wie möglich, nachdem die von Ihnen festgelegte, zweite Frist verstrichen ist.

Darf man eine 3. Mahnung schicken? Wenn ja wann und was muss darin vorhanden sein?

Die dritte und letzte Mahnung ist die letzte Möglichkeit für den Kunden, seine Rechnung zu bezahlen, bevor Sie etwa ein Inkassobüro beauftragen. Hier sollten Sie keinesfalls keine E-Mail schreiben, sondern, wenn Sie Mahnungen schreiben sollten diese offiziell per Einschreiben zugestellt werden - etwa durch einen qualifizierten Dienstleister. Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn die ausstehende Summe besonders groß ist. 

Im dritten Schreiben an den Kunden sollten Sie auflisten, dass bereits Mahnungen zugesendet, diese jedoch ignoriert wurden. Außerdem sollten Sie vermerken, dass im Anschluss an die dritte Mahnung weitere Schritte eingeleitet werden, wie etwa das gerichtliche Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassobüros. Die dritte Mahnung enthält außerdem die Auflistung der entstandenen Mahnkosten und der Verzugszinsen.

Was ist zu tun, wenn selbst nach der 3. Mahnung keine Reaktion gezeigt wird.

Sollte Ihr Kunde selbst nach der dritten Mahnung nicht bereit oder in der Lage sein, die offene Rechnung auszugleichen, sollten Sie alle notwendigen Schritte in die Wege leiten, um an Ihr Geld zu gelangen. Sie können zum einen eine gerichtliches Mahnverfahren anstreben oder auch zu diesem späten Zeitpunkt einen Inkassodienstleister mit der Betreibung der fälligen Summe beauftragen.

Wer hilft mir, damit ich an mein Geld komme?

Erkennen Sie selbst nicht innnerhalb der festgelegten Zeit oder spätestens nach der dritten Mahnung keine Reaktion Ihres Kunden, ist das nicht automatisch ein Grund zur Panik. Es gibt diverse professionelle Dienstleister sowie weitere Möglichkeiten, wie Sie das Ihnen zustehende Geld erhalten. 

Gerne unterstützen wir Sie dabei, säumige Schuldner zu kontaktieren und übernehmen dafür Ihr gesamtes Mahnwesen. Auf diese Weise können Sie sich unbesorgt zurücklehnen - wir übernehmen die Arbeit und verhelfen Ihnen zu Ihrem Geld. abilita, das rechnet sich.