Jetzt Mahnung schreiben und Liquidität optimieren!

Eine Mahnung zu schreiben benötigt nicht lang Zeit und kann die Liquidität ruckzuck optimieren. Es ist üblich, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben, den Kunden dreimal zu mahnen, bevor weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden können. 

Zögern Sie nicht, offene Zahlungen einzufordern! Benötigen Sie dafür ein Muster, dann nutzen Sie gern unsere Mahnschreiben Vorlage.

Mahnung schreiben Fristen

Ab wann können Sie eine Mahnung schreiben?

  • Das Recht, eine Mahnung zu schreiben, haben Sie dann, wenn sich ein Kunde im Zahlungsverzug befindet.
  • Das bedeutet, dass ein Kunde innerhalb Ihres vereinbarten Zeitraums eine Rechnung noch nicht beglichen hat. 
  • Bei einem Kauf auf Rechnung ist eine Zahlungsfrist von bis zu 30 Tagen gesetzlich vorgeschrieben.
  • Nach diesen 30 Tagen können Sie mit einer Zahlungsaufforderung offene Posten einfordern.
  • Hierbei ist es egal, ob Sie diese auf dem Postweg oder per E-Mail verschicken.
  • Achten Sie nur darauf, dass Sie die Zustellung nachweisen können!

Lesen Sie mehr zum Thema, wenn Sie mögen:

Bei abilita können Sie kostenlose Mahnschreiben Muster herunterladen und verwenden:

  1. Zahlungserinnerung Vorlage
  2. Muster 1. Mahnung
  3. Muster 2. Mahnung
  4. Muster letzte Mahnung
  5. Mahnung Miete

Inhaltsverzeichnis

Mahnung richtig schreiben – Die Zusammenfassung für Eilige

Freundliche Mahnung Muster

Zahlungserinnerung Vorlage – Jetzt kostenlose Vorlagen nutzen!

1. Mahnung schreiben Muster

Mahnung schreiben Privatperson

2. Mahnung Muster

Letzte Mahnung Vorlage

Letzte Mahnung schreiben – Wie hilft mir abilita?

Mahnung Miete

Mahnung Widerspruch Muster

Mit einer Mahnung Vorlage schnell ein eigenes Mahnschreiben erstellen – 9 Tipps zum Abschluss

FAQ – Die häufigsten Fragen

Mahnung richtig schreiben
Mahnung richtig schreiben | abilita

Mahnung richtig schreiben – Die Zusammenfassung für Eilige

  • Jede Mahnung muss folgendes beinhalten:
    • das Datum der Mahnung
    • den fälligen Betrag
    • das Rechnungsdatum 
    • die Rechnungsnummer (und am besten eine Kopie der Rechnung)
    • wann die Rechnung spätestens fällig war
    • die Art der erbrachten Leistung
    • den neuen Fälligkeitstermin
    • und ab der zweiten Mahnung, die Verzugszinsen und Mahngebühren.
  • Sie sollten Ihre Kunden mit einer Zahlungsaufforderung nicht verärgern. Bauen Sie lieber eine stabile Geschäftsbeziehung auf.
  • Die erste Mahnung sollte deshalb eine freundliche Zahlungserinnerung sein.
  • Erinnern Sie den Kunden daran, dass es noch eine unbeglichene Rechnung gibt.
  • In Zahlungsverzug gerät der Kunde, wenn die vereinbarte Zahlungsfrist verstrichen ist.
  • Nach 30 Tagen senden Sie die erste Mahnung = Zahlungserinnerung, mit genauer Angabe einer weiteren Frist, etwa 10 Tage, um Missverständnissen entgegenzuwirken.
  • Bleibt diese Zahlungsbitte unerledigt und die zweite Frist verstreicht ohne Zahlungseingang, dann senden Sie die 2. Mahnung direkt hinterher und werden Sie jetzt ruhig deutlicher.
  • Ab der zweiten Mahnung können sie auch Mahngebühren für das Erstellen der Dokumente und den Versand erheben. Verwaltungsgebühren dürfen nicht verrechnet werden.
  • Mahngebühren sind nicht mit Verzugszinsen zu verwechseln! Mahngebühren werden nicht gesetzlich geregelt, wogegen Verzugszinsen im BGB klar definiert sind und Tag genau verrechnet werden können.
  • Die dritte und letzte Mahnung ist die ultimative Möglichkeit für den Kunden, seine Rechnung zu bezahlen, bevor gerichtliche Schritte eingeleitet werden müssen.

Hier gibt es mehr zum Thema.

  • Senden Sie Ihre Zahlungsaufforderungen immer schriftlich und die 3. Mahnung offiziell per Einschreiben.

Freundliche Mahnung Muster

Hallo {Ansprechpartner},
ich hoffe, Ihnen geht es gut und Sie sind zufrieden mit {Leistung einfügen}. Bei der Prüfung unserer Zahlungseingänge haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. XX vom XX.XX.20XX über {Leistung einfügen} noch zur Zahlung fällig ist. Vermutlich ist diese bei Ihnen im Alltagsstress untergegangen, das kann durchaus passieren. Dennoch möchte ich Sie bitten, den offenen Betrag in Höhe von XXX,XX € bis zum XX.XX.20XX zu begleichen.

*Sie können den Text einfach hier rauskopieren – in ein neues Dokument (Word oder Google Doc) einfügen und mit den eigenen Daten vervollständigen.

abilita ist in Deutschland einer der führenden Forderungsmanagement Provider. Wir garantieren, dass Ihre Rechnungen immer bezahlt werden. Sie müssen sich nicht mehr um Mahnungen und Zahlungserinnerungen kümmern.

Angebot anfordern

Mehr zum Thema Forderungsmanagement können Sie hier lesen

Forderungsmanagement – Definition und Erklärung

Online-Mahnantrag erstellen – So gehts

Was ist Zahlungsfähigkeit

Zahlungsaufforderung professionell erstellen

Zahlungsverkehr sicher und seriös

Zahlungserinnerung Vorlage – Jetzt kostenlose Vorlagen nutzen!

Senden Sie zur Zahlungserinnerung die Rechnung erneut mit. Sollte Ihr Geschäftspartner die Rechnung vergessen oder verlegt haben, kommt dieser so nicht Verlegenheit.

Für die erste Mahnung haben wir nachfolgend ein Muster für Sie.

1. Mahnung schreiben Muster

Aus rechtlicher Sicht ist die erste Mahnung nicht verbindlich. Sie könnten Ihrem Kunden direkt ein Mahnschreiben schicken, um ein gerichtliches Inkassoverfahren einzuleiten. Dennoch ist das Versenden einer Zahlungserinnerung für unbezahlte Rechnungen bei Zahlungsverzug systematisch, um die Kundenbeziehung zu erhalten. 

In dieser Zahlungsbitte können Sie direkt den Grund für den Verzug anfragen: 

  • Vergessene Zahlung, 
  • Verlust der Rechnung, 
  • Finanzielle Schwierigkeiten, 
  • Rechtsstreit, 
  • etc.
abilita - 1. Mahnung Muster
Kostenloses Muster 1. Mahnung | abilita

Mehr Vorlagen für die Zahlungserinnerung haben wir hier für Sie.

Mahnung schreiben Privatperson

Jeder, der eine Rechnung stellt, darf auch eine Mahnung schreiben. Bieten Privatpersonen einen Kauf auf Rechnung an und ihre Kunden zahlen nicht fristgerecht, darf auch hier schriftlich gemahnt werden!

Haben Sie eine Zahlungsfrist vereinbart, etwa 14 Tage, dann können Sie nach Ablauf dieser Frist um die Zahlung bitten. Ansonsten gilt die 30-Tage-Regelung – verstreichen 30 Tage ohne Zahlungseingang, sollte eine Zahlungserinnerung dem Schuldner auf die Sprünge helfen.

Nutzen Sie dafür einfach unsere private Zahlungsaufforderung Vorlage.

abilita - private Zahlungsaufforderung Vorlage
Private Zahlungsaufforderung Vorlage | abilita

2. Mahnung Muster

Ihre 2. Mahnung sollte zwar bestimmt, aber nicht aggressiv sein. Bleiben Sie herzlich und wohlwollend – vielleicht handelt es sich nur um ein Missgeschick oder ein Vergessen. Betonen Sie aber, dass dies das zweite Mal ist, dass Sie nun zur Zahlung auffordern. 

Bei wichtigen und / oder langjährigen Kunden könnten Sie persönlich die Absichten des Verstreichens der Zahlungsfrist hinterfragen. Vielleicht gibt es einen Liquiditätsengpass – hier kann eine Ratenzahlungsvereinbarung Ihrem Kunden etwas Luft für das Begleichen der offenen Beträge geben.

Mehr zum Thema haben wir hier für Sie.

Ab der zweiten Mahnung können Sie Mahngebühren für Porto und Papier veranschlagen. Die Erstellung und der Versand des Mahnschreibens dürfen in Rechnung gestellt werden. 2 bis 3 Euro gelten als angemessen. Haben Sie die Mahnung per E-Mail gesendet, dann sollten Sie keine Mahngebühren erheben.

Wichtig: Mahngebühren sind nicht gesetzlich geregelt und dürfen nicht mit Verzugszinsen verwechselt werden!

Lesen Sie hier mehr zum Thema.
Mahnung BGB – Muss ich Mahngebühren zahlen?
Was ist ein Verzugsschaden und wie hoch fällt dieser aus?

Müssen Sie eine 2. Mahnung schreiben? Nutzen Sie dafür gern unsere Vorlage. Ergänzen Sie das Muster mit Ihren Daten und / oder fügen Sie eigene Formulierungen hinzu.

abilita - 2. Mahnung mit Mahngebühr Vorlage
2. Mahnung mit Mahngebühr Vorlage | abilita

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Letzte Mahnung Vorlage

Wenn Sie die 3. Mahnung schreiben, sollten Sie vermerken, dass bereits Mahnungen zugesendet, diese jedoch ignoriert wurden. Außerdem können Sie darauf aufmerksam machen, dass im Anschluss an die dritte Mahnung weitere Schritte eingeleitet werden – etwa das gerichtliche Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassobüros. Die dritte Mahnung enthält zudem die Auflistung der entstandenen Mahnkosten und Verzugszinsen.

Lesen Sie hier mehr zum Thema.

Eine Vorlage für die letzte Mahnung können Sie hier herunterladen und selbst noch anpassen.

abilita - Muster letzte Mahnung
Muster letzte Mahnung | abilita
Letzte Mahnung schreiben – abilita kann unterstützen
Letzte Mahnung schreiben | abilita kann unterstützen

Letzte Mahnung schreiben – Wie hilft mir abilita?

Sollte Ihr Kunde selbst nach der dritten Mahnung nicht bereit oder in der Lage sein, die offene Rechnung auszugleichen, sollten Sie alle notwendigen Schritte in die Wege leiten, um an Ihr Geld zu gelangen. Sie können zum einen ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben oder einen Inkassodienstleister mit der Betreibung der fälligen Summe beauftragen.

Lesen Sie hier mehr zum Thema.

Erkennen Sie selbst nach der dritten Mahnung keine Reaktion Ihres Kunden, ist das kein Grund zur Panik. Es gibt diverse professionelle Dienstleister sowie weitere Möglichkeiten, um die offenen Posten einzufordern. 

Gerne unterstützen wir Sie dabei, säumige Schuldner zu kontaktieren. Respektvoll können wir Ihr gesamtes Mahnwesen übernehmen und dabei Geschäftsbeziehungen schützen. 

abilita ist in Deutschland einer der führenden Forderungsmanagement-Provider. Wir garantieren Ihnen ein proaktives Agieren im Hintergrund und einen zuverlässigen Zahlungseingang.

abilita. das rechnet sich.

Möchten Sie Ihr Forderungsmanagement und Ihren Liquiditätsfluss optimieren?

Unser Team aus Finanzprofis berät Sie gerne individuell und bietet schnell umsetzbare Möglichkeiten an.

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Mahnung Miete
Mietrückstand kann schnell zur fristlosen Kündigung führen | abilita

Mahnung Miete

Ein Mieter befindet sich bereits im Zahlungsverzug, wenn er bis zum 3. Werktag nicht gezahlt hat. 

Gemäß § 556b BGB lautet es dort wie folgt:

“Die Miete ist zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten, nach denen sie bemessen ist.”

(Quelle: BGB § 556b Fälligkeit der Miete, Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrecht)

Das heißt, dass eine Zahlungsaufforderung ab dem 4. Tag versendet werden kann. Diese ist aber nicht gesetzlich notwendig, um den Verzug zu bestätigen. Verzugszinsen können ab dem 4. Tag wie folgt zugerechnet werden:

  • 5 Prozent über Basiszins* bei Wohnraum
  • 8 Prozent über Basiszins* bei gewerblichen Vermietungen

*aktueller Basiszins liegt bei – 0.88 Prozent.

Möchten Sie Ihrem Mieter mit einer Zahlungserinnerung das Versäumnis ins Gedächtnis rufen? Nutzen Sie gern diese Vorlage.

abilita - Mahnung Mietrückstand Muster PDF
Mahnung Mietrückstand Muster PDF | abilita

Mit einem SEPA Lastschriftverfahren versäumte Zahlungen verhindern. Nach Zustimmung Ihres Mieters könnten die monatlichen Mietzahlungen automatisch vom Schuldner-Konto eingezogen werden.

Probleme mit der Abbuchung? Mehr zum Thema haben wir hier.

Rückgabe der Lastschrift oder Rückbuchung mangels Deckung?

Mahnung Widerspruch Muster

Sie können einer Mahnung natürlich auch widersprechen, weil Sie die Zahlung bereits veranlasst haben oder die Mahnung aus anderen Gründen nicht gerechtfertigt ist. Sparen Sie Zeit und nutzen Sie dafür einfach unser Widerspruch-Mahnung-Muster.

So könnten Sie einer Mahnung widersprechen

Sehr geehrte(r) Herr / Frau Muster
Hiermit lege ich gegen den am _______________  erlassenen Mahnbescheid Widerspruch ein.
Der Mahnbescheid ist nicht begründet, weil ____________________________________.
Weitere Schritte einer eventuellen Vollstreckung stellen Sie bitte vorerst ein. Ich bin mir sicher, der Vorfall wird sich schnellstmöglich klären.
Bis dahin verbleibe ich mit freundlichem Gruß
Ihr Name

Mit einer Mahnung Vorlage ganz einfach eigenes Mahnschreiben erstellen
Eine Mahnung Vorlage spart Zeit | abilita

Mit einer Mahnung Vorlage schnell ein eigenes Mahnschreiben erstellen – 9 Tipps zum Abschluss

  1. Informieren Sie Ihren Schuldner höflich, dass eine Rechnung überfällig ist.
  2. Geben Sie in der Zahlungsaufforderung alle Details über die unbezahlte Rechnung an.
  3. Teilen Sie Ihrem Schuldner mit, wann Sie erwarten, dass die Rechnung bezahlt wird.
  4. Geben Sie die Folgen einer verspäteten Zahlung an.
  5. Bleiben Sie professionell und positiv!
  6. Beginnen Sie mit einer “Zahlungserinnerung” und nicht mit einer “1. Mahnung”.
  7. Begrenzen Sie die Anzahl der Mahnungen und verkürzen Sie den Fall durch ein Inkassobüro.
  8. Kommunizieren Sie in der Sprache Ihres Schuldners, um Missverständnissen vorzubeugen.
  9. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, Muster und Vorlagen, um rechtssicher zu sein.

Haben Sie Fragen oder wünsche Sie eine Beratung zu unserem ganzheitlichen Forderungsmanagement?

abilita. wir entspannen den Zahlungsverkehr.

Unsere Experten beraten Sie gern zu unseren Angeboten, unverbindlich und kostenlos.

Lassen Sie uns in Kontakt kommen

FAQ – Häufige Fragen

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine Zahlungsaufforderung, die den Schuldner darüber informieren soll, dass eine Rechnung unbezahlt ist. Es ist ratsam, die Mahnung sorgfältig zu verfassen und alle für die Zahlung relevante Informationen aufzuführen. Eine Mahnung sollte u. a. das Rechnungsdatum, den Betrag und das Fälligkeitsdatum enthalten. Mit einer Zahlungserinnerung kann man in höflichem und sachlichem Ton um den fälligen Betrag bitten und eine Rechnungskopie noch einmal beilegen. Die Kommunikation sollte schriftlich erfolgen, um bei Streitigkeiten Beweise zu haben. 

Wie schreibt man eine Mahnung?

Achten Sie auf Transparenz. Listen Sie alle wichtigen Daten und Zahlen auf, die dem Mahnprozess entspringen. Ursprüngliches Rechnungsdatum, den ausstehenden Betrag, wann die Rechnung spätestens fällig war, die Art der erbrachten Leistung und den neuen Fälligkeitstermin der Zahlung. Versenden Sie eine Mahnung immer schriftlich – per Mail oder noch besser per Einschreiben.

Wann Mahnung schreiben?

Mahnen dürfen Sie nach dem Verstreichen der gesetzten Zahlungsfrist oder der gesetzlich festgelegten 30-Tage-Frist für das Bezahlen einer Rechnung. Diese 30 Tage beginnen mit der Zustellung der Rechnung an den Kunden. Die zweite und dritte Mahnung ist nicht gesetzlich erforderlich, aber üblich. Auch hier empfiehlt sich ein Zeitraum von 30 Tagen zwischen den Zahlungsaufforderungen.

Wie schreibt man eine Mahnung Muster?

Zahlreiche Formulierungshilfen, Vorlagen und Muster im Internet können dabei helfen, schnell und einfach eine rechtskräftige Mahnung selbst zu schreiben. Die Mahnung muss folgende Angaben enthalten: das Datum der Zahlungsaufforderung – das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer – die Waren oder Leistungen – der ursprüngliche Zahlungstermin – der offene Betrag. Ein neuer, exakter Zahlungstermin kann Unklarheiten vorbeugen.

Mehr Themen aus dem Bereich Forderungs- und Zahlungsmanagement gibt es im abilita Blog

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