Verjährungsfrist: Verjährung von Forderungen für Unternehmen

So sichern Sie Ihre Ansprüche 2024

Bei Lebensmitteln kennen wir das bereits: alles hat ein Ablaufdatum oder zumindest eine Empfehlung, bis wann das Lebensmittel aufgebraucht sein sollte. Fristen gibt es jedoch auch im Geschäftsleben – deutlich mehr, als es beispielsweise bei Lebensmitteln gibt. Auch im Geschäftsleben gilt: alles hat ein Ablaufdatum. So auch Forderungen aus Rechnungen oder Schadensersatzansprüche. Verjährungsfristen sind ein essenzieller Bestandteil des Geschäftslebens. Sie legen fest, wie lange Unternehmen Zeit haben, offene Forderungen geltend zu machen, bevor diese verfallen. Besonders im B2B-Bereich spielt die Verjährung eine zentrale Rolle, da verpasste Fristen erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Unternehmen müssen die gesetzliche Verjährungsfrist im Blick behalten, um Forderungsausfälle zu vermeiden und ihre Liquidität zu sichern.

Wir wollen Ihnen die unterschiedlichen Arten der Verjährungsfrist und ihre Konsequenzen aufzeigen und weshalb der 31. Dezember ein so wichtiger Stichtag für Sie sein könnte.

Schon gewusst?

Die Creditreform-Studie berichtet, dass die durchschnittliche Forderungslaufzeit in Deutschland leicht auf 40,7 Tage gestiegen ist. Gleichzeitig erhöhten sich die offenen Forderungen pro Schuldner auf etwa 22.000 Euro. Besonders kleine Unternehmen geraten durch Zahlungsausfälle stärker unter Druck, während die Zahlungsverzüge von Großunternehmen im Vergleich weniger stark anstiegen​
Quelle: Creditreform „Zahlungsindikator Deutschland“ (Sommer 2023)

Was bedeuten Verjährungsfristen genau?

Wie in unserem anfänglichen Beispiel beschrieben, gibt es überall gewisse Fristen. So auch bei offenen Forderungen oder diversen Ansprüchen. Bei der Verjährungsfrist handelt es sich um eine äußerst wichtige Frist im Geschäftsleben, welche beschreibt, in welchem Zeitraum Sie offene Forderungen aus Rechnungen oder auch andere Ansprüche geltend machen können. Mit Ablauf dieses Zeitraums ist die Verjährungsfrist ebenfalls abgelaufen – und sämtliche Ansprüche verfallen mit diesem Stichtag. Daher ist es wichtig, sich über die unterschiedlichen Arten und den daraus resultierenden Konsequenzen zu informieren.

Die Verjährung beschreibt den Zeitraum, in dem Forderungen rechtlich durchsetzbar sind. Nach Ablauf dieser Frist kann ein Unternehmen keine rechtlichen Schritte mehr einleiten, um ausstehende Zahlungen einzufordern. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Forderung an sich erlischt, sondern lediglich, dass der Schuldner die Zahlung verweigern kann, ohne rechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen.

Wann beginnt und wann verjährt ein Zahlungsanspruch im B2B-Bereich?

Um die Grundprinzipien der Verjährungsfrist ein wenig greifbarer zu gestalten, möchten wir ein Beispiel vorbringen. Angenommen ein Kunde schuldet Ihnen noch Geld aus dem Jahr 2023. Die Bestellung wurde am 06. August 2023 aufgegeben und dem Kunden am 09. August 2023 zugestellt, im Paket beiliegend und zusätzlich per E-Mail erhielt er die Rechnung. Was Ihnen aber bis heute entgangen ist: Ihr Kunde hat die Rechnung jedoch immer noch nicht beglichen.

Nun jedoch keine Sorge, Sie können Ihren Kunden noch bis zum 31.12.2026 zur Zahlung auffordern. Die regelmäßige Verjährungsfrist (§ 195 BGB) besagt, dass Ansprüche innerhalb von 3 Jahren geltend gemacht werden können. Der Beginn der Verjährung von Forderungen unter Kaufleuten hängt im Wesentlichen davon ab, wann der Zahlungsanspruch entsteht. Im Geschäftsleben ist dies meist der Zeitpunkt, an dem eine Leistung erbracht oder eine Ware geliefert wurde. Die Verjährung beginnt jedoch nicht sofort, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon wussten oder wissen hätten sollen (§ 199 Abs. 1 BGB). Was bedeutet das nun im Detail?

Beginn des Zahlungsanspruch

Ihr Zahlungsanspruch beginnt grundsätzlich mit der Erbringung der im Kauf- oder Dienstleistungsvertrag festgelegten Leistung, also der Lieferung der Ware oder der Durchführung einer Dienstleistung. Zeitgleich sollten Sie, sofern nicht bereits durch den Vertrag abgedeckt, eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen und dem Kunden mit Erbringung der Leistung überreichen. Die übliche Zahlungsfrist beträgt unter Kaufleuten und bei Privatpersonen 30 Tage, wobei Sie jedoch Privatpersonen darauf ausdrücklich hinweisen müssen. 

Der Beginn des Zahlungsanspruchs entspricht jedoch nicht zwingend auch dem maßgeblichen Datum der Verjährungsfrist! Würden Sie die Rechnung im oben genannten Beispiel anstatt im August 2023 erst im Januar 2024 stellen, würde die Verjährungsfrist weiterhin am 31.12.2026 enden. Denn ausschlaggebend ist ist stets das Datum, an dem der Anspruch entstanden ist – also mit Erbringung der vereinbarten Leistung.

Gesetzliche Verjährungsfristen:
Dauer und Arten von Verjährungsfristen für Unternehmen

Regelmäßige Verjährungsfrist

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) 3 Jahre, wobei die Verjährung zum Jahresende nach Erbringung der Leistung beginnt. Selbst wenn eine Leistung erst im Dezember 2023 erbracht wurde und damit ein Zahlungsanspruch beginnt, endet die Verjährungsfrist mit dem 31.12.2026. Bei Zahlungsansprüchen aus Rechnungen ist die Verjährungsfrist einfach zu berechnen, bei weiteren Ansprüchen wird es jedoch bereits schwieriger den genauen Stichtag des Anspruchs zu ermitteln.

Besondere Verjährungsfristen

In bestimmten Fällen gelten abweichende, oft längere Verjährungsfristen. Beispielsweise beträgt die Verjährung für Schadensersatzansprüche aus Falschberatung im Kapitalanlagebereich zehn Jahre. Auch bei Baumängeln gilt eine längere Verjährung von fünf Jahren (§ 634a BGB).

Internationale Verjährungsfristen

Unternehmen, die international tätig sind, müssen unterschiedliche nationale Verjährungsfristen beachten. Diese variieren je nach Land erheblich und sollten bei der Vertragsgestaltung und dem Forderungsmanagement berücksichtigt werden.

Beispiel

Das bereits erwähnte Beispiel mit einer Rechnung zeigt gut, wann die Verjährungsfrist beginnt. Bei Schadensersatzansprüchen kann es jedoch schwieriger sein, den genauen Zeitpunkt festzulegen, an dem der Anspruch entsteht. Zur Veranschaulichung betrachten wir ein Beispiel aus dem B2B-Bereich:

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat im März 2023 eine umfangreiche IT-Beratung in Anspruch genommen, um ein neues ERP-System zu implementieren. Nach der Beratung wurde das System eingeführt, funktionierte jedoch nicht wie erwartet, was zu erheblichen Betriebsstörungen und finanziellen Verlusten führte. Die Beratung enthielt zwar eine Risikobewertung, die mögliche Probleme aufzeigte, jedoch wurden wichtige Risiken, wie eine fehlende Kompatibilität mit bestehenden Systemen, nicht hinreichend kommuniziert.

Nun möchten Sie das Beratungsunternehmen auf Schadensersatz verklagen, da Sie der Meinung sind, dass die Fehler in der Implementierung auf eine unzureichende Beratung zurückzuführen sind.

Hier stellt sich die Frage: Entstand der Anspruch auf Schadensersatz bereits im März 2023 während der Implementierung oder erst im Juni 2023, als die Betriebsstörungen auftraten und die finanziellen Schäden deutlich wurden? Laut Gesetz spielt es eine Rolle, wann Sie Kenntnis von den Problemen und möglichen Beratungsfehlern hatten. In der Praxis entscheiden Gerichte oft individuell, welcher Zeitpunkt als maßgeblich für den Beginn der Verjährung gilt.

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Besondere B2B-Aspekte:

• Abnahmeprotokolle und Übergaben: Oftmals startet die Frist erst mit der Abnahme eines Projektes oder der Lieferung. Hier ist es entscheidend, klare Protokolle zu führen, um die Fristen im Blick zu behalten.
  
• Rechnungsstellung und Verzögerungen: Selbst wenn eine Rechnung verspätet gestellt wird, beeinflusst dies nicht das Startdatum der Verjährung. Entscheidend ist das Datum der Leistungserbringung.

Übersicht der regelmäßigen Verjährungsfristen

Neben der regelmäßigen Verjährung, die grundsätzlich auf nahezu alle Ansprüche geltend gemacht werden kann, gibt es noch einige spezielle Verjährungsfristen. Zur Übersicht und zum besseren Verständnis haben wir Ihnen eine Auswahl in einer Verjährungsfristen Tabelle zusammengestellt, die für Sie als Gewerbetreibender möglicherweise relevant sind . Einige davon orientieren sich an der regelmäßigen Verjährung.

Anspruch	Verjährungsfrist	Besonderheiten
Forderungen von Rechnungen	3 Jahre	Beginn mit Ende des Jahres der Leistungserbringung
Schadensersatzansprüche	3 – 10 Jahre	Je nach Art des Schadens und Kenntnis des Geschädigten
Baumängel	5 Jahre	Ab Abnahme des Bauwerks
Betrugsfälle	5 – 10 Jahre	Abhängig von der Schwere der Tat
Kapitalanlagen (z.B. Falschberatung)	10 Jahre	Ohne Kenntnis des Risikos

💡 Übrigens zeigt die gesetzliche Regelung der Verjährungsfristen, dass für die meisten Forderungen kein Unterschied zwischen gewerblichen (B2B) und privaten (B2C) Ansprüchen besteht. Ob Forderungen aus Rechnungen, Mängelansprüche bei Bauleistungen oder Schadensersatzansprüche – die Verjährungsfristen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) einheitlich festgelegt und gelten unabhängig davon, ob der Anspruch gegenüber einem Unternehmen oder einer Privatperson besteht. Diese Einheitlichkeit erleichtert die Anwendung der Fristen und sorgt für Klarheit, da Gläubiger und Schuldner dieselben Regelungen befolgen müssen, unabhängig vom Geschäftstyp.

Forderungen und Rechnungen

Die Verjährungsfrist bei Forderungen aus Dienstleistungen und Rechnungen entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist. Dementsprechend erlischt der Anspruch auf Zahlung 3 Jahre nachdem der Anspruch entstanden ist. Wichtig zu wissen: durch die Verjährung ist zwar der Anspruch auf Zahlung erloschen, die Forderung hingegen nicht. Sind Sie beispielsweise selbst der Schuldner, sollten Sie Ihren Gläubiger unbedingt auf die erloschene Frist hinweisen. Tun Sie dies nicht, besteht die Gefahr, dass dieser dennoch rechtliche Schritte gegen Sie einleitet, welche mit einem negativen Schufa-Eintrag einhergehen könnten. Selbst ein Gericht wird Ihrem Gläubiger Recht geben, sofern Sie nicht darlegen, dass die Verjährungsfrist bereits überschritten ist.

Gutscheine

Bei Gutscheinen können Sie das eigentliche Ablaufdatum selbst festlegen. Das sollten Sie auch, denn ein Gutschein ohne Ablaufdatum verjährt grundsätzlich ebenfalls nach drei Jahren. Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden den Gutschein auch länger oder nur kürzer einlösen können, ist die Angabe eines Gültigkeitsdatums unerlässlich. Das kann ein bestimmtes Datum in der Zukunft sein oder ein von Ihnen frei gewählter, künftiger Tag. Dieser ist leserlich auf dem Gutschein anzugeben – damit Ihr Kunde direkt über seinen Anspruch informiert wird.

Kapitalanlagen

Deutlich mehr Zeit gewährt Ihnen das Gesetz bei Ansprüchen aus Kapitalanlagen. So können Sie beispielsweise Schadensersatzansprüche, die aus einer Falschberatung resultieren, innerhalb von 10 Jahren geltend machen. Als Grundlage dienen hier beispielsweise schädliche Handlungen, wie das Verschweigen von Risiken oder eine fehlende Aufklärung über zu zahlende Provisionen seitens des Beraters. Ohne Kenntnis von Risiken endet die Verjährungsfrist taggenau 10 Jahre nach Erwerb der Kapitalanlage. 

Bei der kenntnisabhängigen Verjährung, bei der Sie möglicherweise Kenntnis über Risiken in Form einer Infobroschüre hatten, greift erneut die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren zum Jahresende. Oftmals legen Gerichte eben diese Kenntnis einem Anleger zu Grunde, weshalb Ansprüche tunlichst innerhalb von 3 Jahren erhoben werden sollten.

Schulden

Bei Schulden, beispielsweise aus Forderungen die nach Lieferung oder Leistungserbringung entstanden sind, greift ebenfalls die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren zum Jahresende. Das lässt sich grundsätzlich auch auf Kredite oder Kreditkarten übertragen. Jedoch bedeutet das nicht, dass Sie eine Rechnung nicht begleichen oder einen Kredit nicht zurückzahlen müssen und dann nach 3 Jahren schuldenfrei sind. Der Gläubiger kann stets eine Klage oder ein Mahnverfahren anstreben, wodurch die Frist verlängert werden kann. So ist ein Vollstreckungstitel beispielsweise 30 Jahre gültig.

Betrugsfälle

Im Onlinehandel, aber natürlich auch vielen anderen Situationen, kann es zu Betrugsfällen kommen. Auch diese können nach einer bestimmten Zeit verjähren. So fallen kleinere und leichtere Betrugsfälle, wie das Bestellen von Waren unter Angabe falscher Daten, unter eine Frist von 5 Jahren bis zur Verjährung, da hier in der Regel das Strafmaß ebenfalls fünf Jahre nicht überschreitet.

Bei schweren Betrugsfällen, bei dem das Strafmaß bis zu zehn Jahren betragen kann, ist die Verjährungsfrist ebenfalls nach zehn Jahren abgelaufen. Maßgeblicher Startpunkt der Verjährung ist immer der Abschluss der betrügerischen Handlung.

Straftaten

Straftaten verhalten sich grundsätzlich ähnlich wie Betrugsfälle, die Dauer der Verjährungsfrist orientiert sich am entsprechenden Strafmaß. So verjähren beispielsweise Straftaten bereits nach drei Jahren, wenn das Strafmaß ein Jahr nicht überschreitet. Ist jedoch von einem Strafmaß zwischen einem und fünf Jahren auszugehen, verjährt die Tat erst nach fünf Jahren. Bei schweren Straftaten, welche mit einer Freiheitsstrafe von mehr als fünf Jahren geahndet werden, beträgt die Verjährungsfrist zehn Jahre. Bei einem Strafmaß von mehr als zehn Jahren beträgt die Verjährungsfrist bereits zwanzig Jahre. Das Höchstmaß, mit einer Verjährungsfrist von dreißig Jahren, greift bei besonders schweren Straftaten.

Welche besonderen Fristen gibt es?

Gerade als Unternehmer gibt es bestimmte Verjährungsfristen zu beachten, denn diese sind für eine gute Kundenbeziehung und ein erfolgreiches Unternehmen oftmals unabdingbar. Ist beispielsweise eine Ware mangelhaft, hat der Käufer zwei Jahre Zeit, um Sie zur Nachbesserung aufzufordern. Die Frist beginnt, sobald der Käufer in den Besitz der Waren gelangt. Ebenfalls beträgt die Verjährungsfrist zwei Jahre bei Mängeln nach Werkvertrag. Sollten Sie ein Handwerker sein, der im Haus des Kunden ein Gerät repariert oder wartet, kann der Kunde seinen Anspruch auf Nachbesserung innerhalb von zwei Jahren erheben. Bei Baumängeln, die beispielsweise während einem Umbau oder einer Renovierung entstehen können, beträgt die Verjährungsfrist fünf Jahre. Jeweils ausschlaggebend ist der Abschluss der Arbeiten, welcher den Start der Verjährungsfrist darstellt.

Risiken und Konsequenzen einer verpassten Verjährungsfrist

Wenn Unternehmen Verjährungsfristen verpassen, können sie keine rechtlichen Schritte mehr einleiten, um Forderungen durchzusetzen. Dies kann nicht nur zu finanziellen Einbußen führen, sondern auch die Geschäftsbeziehungen beeinträchtigen. Unternehmen riskieren nicht nur Zahlungsausfälle, sondern möglicherweise auch den Verlust von Vertrauen in den Geschäftsbeziehungen.

Um solche Verluste zu vermeiden, ist es entscheidend, die Fristen im Auge zu behalten und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen. Doch was, wenn eine Forderung bereits gefährlich nahe an der Verjährung ist? Zum Glück gibt es Möglichkeiten, die Verjährungsfristen zu verlängern und somit den Anspruch zu sichern.

Wie können die Fristen verlängert werden?

Das Gesetz schreibt unterschiedliche Verjährungsfristen für verschiedene Belange fest. Manchmal mögen diese Fristen jedoch nicht ausreichen. Doch auch hier gibt es Lösungen, denn die Fristen können teilweise verlängert werden. Insbesondere die Fristen, die Sie als Unternehmer von Interesse sind, lassen sich ordentlich und rechtlich wirksam verlängern.

Was muss man tun, um die Fristen zu verlängern?

Hat beispielsweise ein Kunde eine offene Forderung trotz mehrmaliger Zahlungserinnerung noch immer nicht beglichen, würde der Anspruch auf Zahlung durch die regelmäßige Verjährung nach drei Jahren entfallen und verjähren. Da Sie selbstverständlich dennoch das Ihnen zustehende Geld erhalten möchten, können Sie diese Frist verlängern. Durch die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids kann durch einen vollstreckbaren Titel die Frist auf 30 Jahre verlängert werden. Ebenso können Sie durch eine Klage oder ernsthafte – idealerweise vor Zeugen oder schriftlich festgehaltenen Verhandlungen mit dem Schuldner – verlängern.

Wer kann die Fristen verlängern?

Die Verlängerung der Fristen obliegt grundsätzlich Ihnen als Gläubiger. Doch einige der möglichen Maßnahmen beanspruchen Zeit – insbesondere bei einem möglichen größeren Aufkommen. Daher können diese Maßnahmen auch von Dritten durchgeführt werden. Anwaltskanzleien, Inkassobüros oder auch spezielle Dienstleister können Verhandlungen führen, Klagen erheben oder Mahnbescheide beantragen, um die Fristen zu verlängern.

Wie kann das verstreichen der Frist noch verhindert werden?

Selbstverständlich möchten Sie weder als Schuldner noch als Gläubiger in die Situation kommen, dass es zu einem Zahlungsverzug und einem möglichen Verstreichen der Verjährungsfrist kommt. „Harte“ Maßnahmen, wie das Erheben einer Klage oder das Beantragen eines Mahnbescheid können durchaus übertrieben vorkommen und einer eigentlich guten Kundenbeziehung schaden. Damit Sie letztlich in allen Bereichen abgesichert und beruhigt sein können, gibt es weitere Möglichkeiten wie das Verstreichen der Verjährungsfrist verhindert werden kann.

Durch Prävention

Eine gute Kundenbeziehung, kurze und dennoch faire Zahlungsziele, eine freundliche und angemessene Kommunikation – auch bei der Erinnerung an die Zahlung – und guter Service können bereits als Präventivmaßnahmen dazu beitragen, dass Sie sich als Gläubiger erst gar nicht in dieser Situation wiederfinden. Denn glückliche und zufriedene Kunden halten Zahlungsziele in der Regel ein und müssen nicht daran erinnert werden. Ebenso sinkt das Risiko einer Verjährung. Eine hundertprozentige Sicherheit bieten solche präventive Maßnahmen jedoch leider nicht.

Durch Dienstleister und Partner für professionelles Forderungsmanagement

Damit Sie in jedem Fall an das Ihnen zustehende Geld kommen und sich selbst nicht mit dem Mahnwesen oder gar dem möglichen Verstreichen einer Verjährungsfrist befassen müssen, gibt es glücklicherweise Dienstleister, die Sie dabei unterstützen. abilita bietet Ihnen als spezialisierter Inkassodienstleister umfassende Unterstützung im Forderungsmanagement, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Mit unserer 100%-Zahlungsgarantie stellen wir sicher, dass Ihre Rechnungen fristgerecht bezahlt werden und Sie keine Verjährungen riskieren.

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