Zahlungsaufforderungen

professionell erstellen lassen

Ist Ihnen das auch schon mal untergekommen? Ihr Kunde hat die bestellten Produkte erhalten oder Sie haben die gewünschte Dienstleistung vollbracht, doch leider wurden Sie nicht fristgerecht dafür bezahlt. Meist gelten für Verbraucher Zahlungsfristen von 14 Tagen, für Unternehmen oftmals bis zu 30 Tagen. Gleicht man den fälligen Betrag nicht innerhalb der entsprechenden Frist aus, befindet man sich im Zahlungsverzug. Die Konsequenz daraus ist oftmals eine Zahlungsaufforderung. Wobei es sich hierbei konkret handelt, wann man eine Zahlungsaufforderung versenden sollte oder wie man es vermeidet, überhaupt eine Aufsetzen zu müssen, möchten wir Ihnen in diesem Artikel näher bringen.

Was ist eine Zahlungsaufforderung?

Mahnung, Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung… viele Namen, doch immer dieselbe Bedeutung. Befindet man sich mit der Zahlung einer Rechnung oder einer offenen Forderung im Verzug, erhält man häufig eine Zahlungsaufforderung. Meist ist diese erste Erinnerung an die fällige Zahlung freundlich formuliert. Es handelt sich dabei auch nicht immer zwingend um einen Brief, oftmals erhält man diese auch online, per E-Mail oder auch einen Anruf vom Rechnungssteller.

Selbst wenn die erste Zahlungsaufforderung noch freundlich formuliert ist, gibt es daran einige rechtliche Anforderungen und auch Konsequenzen. Es muss geprüft werden, ob sich der Kunde überhaupt im Verzug befindet und ob alle erforderlichen Inhalte und Elemente einer Zahlungsaufforderung im Schreiben oder im Telefonat erwähnt werden.

Laut Gesetz gilt grundsätzlich eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, welche für Unternehmen auch ohne eine explizite Nennung im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen verbindlich ist. Für Verbraucher muss die Zahlungsfrist vor dem Kauf, also auch vor der Rechnungsstellung, zumindest kenntlich gemacht werden. Häufig findet man auch kürzere oder längere Fristen von beispielsweise 14 Tagen oder gar mehreren Monaten. Jede Abweichung von der gesetzlichen Norm muss individuell vereinbart werden.

 

Mein Kunde zahlt nicht, wann sende ich eine Zahlungsaufforderung?

Ob man nun mit seinem Kunden ein individuelles Zahlungsziel vereinbart hat, oder sich doch auf die gesetzliche Frist von 30 Tagen berufen möchte. Zahlt der Kunde nicht rechtzeitig, befindet er sich im Verzug und sollte erneut zur Zahlung aufgefordert werden. Wichtig hierbei ist, nicht zu früh zu mahnen. Denn das kann bei Kunden zu Verwirrung oder gar Verstimmungen führen.

Zwar wird das Zahlungsziel in einem Vertrag oder in den AGBs vereinbart, häufig findet man dieses aber nochmals auf der Rechnung. Diese Erinnerungsstütze ist wichtig, um den Kunden an seine Pflichten zu erinnern. Sollte der Kunde nämlich das Zahlungsziel nicht kennen oder er darüber überhaupt nicht informiert worden sein, gerät er erst nach der gesetzlichen Frist von 30 Tagen in Verzug. Maßgebend ist dabei der letzte Tag der Frist, fällt dieser auf einen Samstag,  Sonntag oder einen Feiertag, muss der Kunde die Zahlung bis zum darauffolgenden Werktag geleistet haben.

Erst nach Ablauf der gesetzlichen oder vereinbarten Frist sollten Sie eine Zahlungsaufforderung an den Schuldner versenden. Es empfiehlt sich jedoch, noch wenige Tage länger zu warten, da Kunden oftmals die Frist so interpretieren, dass sie die Zahlung auch erst am letzten Tag leisten können. Bei Überweisungen gehen daher durchaus 1 - 2 Werktage ins Land, bevor Sie den Geldeingang auf Ihrem Konto verzeichnen können.

 

Wie kann Ich vermeiden, eine Zahlungsaufforderung erstellen zu müssen?

Es gibt aber auch Möglichkeiten, wie Sie auf das lästige Schreiben einer Zahlungsaufforderung verzichten können und rechtzeitig an Ihr Geld gelangen. Das schont nicht nur Ihre Nerven oder spart Zeit, sondern sorgt bei Ihnen und beim Kunden auch für mehr Zufriedenheit.

Selbstverständlich ist es möglich, dass Sie mit Ihren Kunden eine so gute Beziehung pflegen, dass ein Zahlungsverzug in der Regel nicht vorkommt. Doch weder Sie noch Ihr Kunde haben Einfluss auf alle Faktoren, welche zu einer verspäteten Zahlung führen. Krankheit oder ein Ausfall im Zahlungswesen, äußere Einflüsse wie Pandemien oder Insolvenzen von Zahlungsanbietern können durchaus vorkommen.

Einige E-Commerce Unternehmen, aber auch Dienstleister, bieten ihren Kunden ihre Leistungen und Produkte nur gegen Vorkasse an. Hier könnte ein Kunde zwar auch in Zahlungsverzug geraten, jedoch ließe sich hier auch anstatt einer Zahlungsaufforderung eine Stornierung des Auftrags in Betracht ziehen.

Die eleganteste Lösung besteht jedoch im Factoring, der Übernahme von offenen Rechnungen durch einen Dienstleister. Hier übernimmt ein Unternehmen die Rechnungsstellung an den Kunden und zahlt Ihnen den Betrag abzüglich einer angemessenen Servicegebühr garantiert aus. Für den Kunden ändert sich hier kaum etwas, er erhält die bestellte Ware oder Dienstleistung und zahlt den Betrag binnen einer gesetzten Frist an den Zahlungsdienstleister. Sie als Unternehmen hingegen profitieren von garantierten Zahlungen und erleiden keine Zahlungsausfälle mehr.

Wir bieten unseren Kunden maßgeschneiderte Leistungen rund um Forderungsmanagement, Zahlungsabwicklung, Payment und eCommerce. Ob Sie alles aus einer Hand wünschen oder einzelne Lösungen nutzen möchten, entscheiden Sie.

mehr informationen zu unseren leistungen

Notwendige Inhalte und Elemente einer Zahlungsaufforderung

Wenn Sie das Mahnwesen in Ihrem Unternehmen selbst führen und eine Zahlungsaufforderung schreiben müssen, gibt es einige Punkte zu beachten. Grundlegend ist es wichtig, dass ein Kunde das Zahlungsziel überschritten hat. Das geschieht mit Ablauf der Zahlungsfrist. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder Feiertag, ist der darauffolgende Werktag maßgebend. Gesetzlich vorgegeben sind 30 Tage als Zahlungsziel, Sie können mit Ihren Kunden aber auch kürzere bzw. längere Zahlungsziele vereinbaren.

In Ihre Zahlungsaufforderung sollten Sie dennoch einige Inhalte und Elemente aufnehmen, damit diese rechtssicher und auch sinnvoll ist. Welche Punkte das sind, haben wir Ihnen zusammengefasst:

  • Korrekte und vollständige Kundenadresse
  • Leistungs- oder Warenbeschreibung aus der Bestellung
  • Leistungs- und Lieferdatum
  • Die Rechnungssumme, möglicherweise zzgl. Mahnkosten
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer als Referenz
  • Erneute Zahlungsfrist
  • Korrekte und vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
  • Optional: bieten Sie ein klärendes Gespräch an
  • Optional: bieten Sie eine Ratenzahlungsvereinbarung an


In Form und Art sind Sie bei der Gestaltung der Zahlungsaufforderung frei. Sie können einen Brief verfassen, eine E-Mail versenden oder Ihren Kunden telefonisch an die Zahlung erinnern. Wir empfehlen jedoch, bei der ersten Zahlungsaufforderung freundlich zu bleiben. Neben der Zahlungsfrist gibt es außerdem keine gesetzlichen Vorgaben zu Häufigkeit, Dauer oder Formulierung einer Zahlungsaufforderung und der erneuten Frist.

 

3 Beispiele für Zahlungsaufforderungen

Damit Sie ein wenig Inspiration erhalten, wie Sie eine Zahlungsaufforderung verfassen können, haben wir Ihnen 3 Mustervorlagen erstellt. Von der ersten, freundlichen Zahlungsaufforderung über eine finale, ernste Variante bis hin zu einer Zahlungsaufforderung auf Englisch werden Sie bei uns fündig. Gerne können Sie diese Vorlagen umformulieren, bitte behalten Sie dabei jedoch die oben genannten Inhalte und Elemente bei und ersetzen Sie diese nur durch Ihre eigenen Angaben.

1. Höfliche Zahlungsaufforderung

Sehr geehrte Damen und Herren,
wir hoffen, Sie sind bei bester Gesundheit und sind mit {Leistung einfügen} zufrieden. Bei der Prüfung unserer Zahlungseingänge haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. XX vom XX.XX.20XX über {Leistung einfügen} noch zur Zahlung fällig ist. Vermutlich ist dies in Ihnen im Alltagsstress untergegangen, das kann durchaus passieren. Dennoch möchten wir Sie bitten, den offenen Betrag in Höhe von XXX,XX € bis zum XX.XX.20XX zu begleichen.

2. Finale, ernste Zahlungsaufforderung

Sehr geehrte Damen und Herren,
in unserer E-Mail / unserem Schreiben vom XX.XX.20XX haben wir Sie darum gebeten, die seit dem XX.XX.20XX fällige Rechnung mit der Nr. XX für {Leistung einfügen} zu begleichen. Leider konnten wir bis heute noch keinen Zahlungseingang auf unserem Konto verezeichnen. Wir bitten Sie daher letztmalig den fälligen Betrag in Höhe von XXX,XX € bis zum XX.XX.20XX auszugleichen.

3. Zahlungsaufforderung auf Englisch

Dear sir or madam,
unfortunately we had to discover, that our invoice no. XX, dated XX.XX.20XX isn’t paid yet. We delivered {Leistung einfügen} on time and didn’t get any complaints from you. Don’t worry, we know that this can happen from time to time. However we would kindly ask you to pay the outstanding balance (XXX,XX €) until XX.XX.20XXX

 

Wie kann Ich verhindern, dass meiner Zahlungsaufforderung widersprochen wird?

Einer Zahlungsaufforderung kann Ihr Kunde nicht ohne Weiteres widersprechen. Haben Sie alle Vereinbarungen im Vertrag eingehalten, Produkte geliefert oder Leistungen erbracht, ist Ihr Kunde dazu verpflichtet fristgerecht zu zahlen. Tut er dies nicht, dürfen Sie ihn erneut zur Zahlung auffordern. Ein Widerspruch ist bei einer korrekten Zahlungsaufforderung daher nicht möglich.

Wie Sie eine Zahlungsaufforderung korrekt und rechtssicher formulieren, welche Fristen, Inhalte und Elemente Sie dabei beachten sollten, haben wir Ihnen bereits aufgeführt. Verweigert ein Kunde dennoch die Zahlung, können Sie weitere Rechtsmittel wie die Beauftragung eines Inkassodienstleisters oder auch das gerichtliche Mahnverfahren in Anspruch nehmen.

Grundsätzlich können Sie aber auch durch Vereinbarung zur Zahlung auf Vorkasse oder durch die Nutzung eines Zahlungsdienstleisters bzw. Factoring das Risiko eines Zahlungsverzugs minimieren und so möglicherweise komplett auf Zahlungsaufforderungen verzichten.

Durch unsere Leistungen können wir Sie vor Zahlungsausfällen bewahren und das oftmals lästige Mahnverfahren übernehmen. Treten Sie einfach in Kontakt mit uns. abilita. das rechnet sich.

FAQ

 

Was muss bei einer Zahlungsaufforderung beachtet werden?

Ihr Kunde muss im Zahlungsverzug sein. Dazu muss die im Vertrag oder in den AGB individuell vereinbarte oder die gesetzliche Frist von 30 Tagen verstrichen sein. Fällt der letzte Tag der Frist auf ein Wochenende oder Feiertag, ist laut Recht der darauffolgende Wochentag maßgebend. Die Zahlungsaufforderung ist frei in Art und Form, sollte jedoch bestimmte Informationen enthalten.

Wie erstelle ich eine korrekte Zahlungsaufforderung?

Befindet sich Ihr Kunde im Zahlungsverzug, sollten Sie ihn freundlich daran erinnern. Erwähnen Sie dabei als Referenz die Rechnung und das zugehörige Datum, Informationen über Leistungs- oder Lieferdatum, die offene Summe, Ihre Anschrift und die des Kunden sowie eine erneute Frist zur Zahlung.

Wer darf eine Zahlungsaufforderung senden?

Sobald Ihr Kunde im Zahlungsverzug ist, dürfen Sie eine Zahlungsaufforderung an ihn versenden. Möchten Sie das Mahnwesen abgeben, können Sie hierfür Dienstleister wie beispielsweise abilita oder auch Rechtsanwälte mit dem Verfassen und Versenden von Zahlungsaufforderungen beauftragen.

Bis wann muss eine Zahlungsaufforderung beglichen sein?

Sie setzen die Zahlungsfrist in einer Zahlungsaufforderung selbst. Wir empfehlen hier eine Frist von 7 Werktagen. Begleicht der Kunde den offenen Betrag nicht innerhalb der Frist, dürfen Sie erneut mahnen. Ihr Kunde muss bis zum Ablauf der Frist bezahlen. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder Feiertag, ist der darauffolgende Werktag maßgebend.

Wann kann ich eine 2. Zahlungsaufforderung senden?

Grundsätzlich können Sie mit Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist aus der ersten Zahlungsaufforderung bereits die zweite Zahlungsaufforderung versenden. Unsere Empfehlung dazu lautet jedoch, etwa nach 5 – 10 Tagen erneut an die Zahlung zu erinnern und die Zahlungsfrist wieder auf 7 Werktage zu limitieren.