Zahlungsnachweis

Was ist ein Zahlungsnachweis und wofür wird er verwendet?

Nicht nur wenn es um hohe Rechnungssummen geht, ist es wichtig zu wissen, dass Sie Ihr Geld erhalten und die Lieferung oder Leistung nicht umsonst erbringen. Um sich vor Risiken eines Verlustes zu schützen, können Sie einen Zahlungsnachweis vor dem Versand der Ware verlangen. Doch was genau ist ein Zahlungsnachweis? Und welche Arten von Nachweisen gibt es?

Erfahren Sie hier auf abilita, was der Verwendungszweck eines Zahlungsnachweises ist, welche Informationen dieser enthalten muss und ob er einer Zahlungsbestätigung gleichgestellt ist.

 

1. Was ist ein Zahlungsnachweis?

Wird ein Geschäft eingegangen, muss der Schuldner in der Regel eine Zahlung erbringen, um eine Lieferung oder Leistung zu erhalten. Dabei wird der Zahlungsnachweis genutzt, um belegen zu können, dass die Rechnung beglichen und die Zahlung tatsächlich geleistet wurde. Der Zahlungsnachweis muss grundsätzlich von dem Schuldner erbracht werden.

Ein Zahlungsnachweis kann in vielen verschiedenen Formen vorliegen. Diese unterscheiden sich unter anderem je nach gewählter Zahlungsart. Beispielsweise gilt ein Kassenbon oder die Bestätigung einer durchgeführten Überweisung als Nachweis. Der Zahlungsnachweis dient als Beleg für eine getätigte Zahlung und sollte deswegen aufbewahrt werden, besonders wenn es sich um hohe Geldsummen handelt.

Bei einigen Geschäften wird eine Leistung oder eine Lieferung erst erbracht, nachdem der Gläubiger den Zahlungsnachweis erhalten hat. Jedoch sollte der Zahlungsnachweis auch bei privaten Rechtsgeschäften aufbewahrt werden, um mögliche künftige Streitigkeiten und Probleme zu vermeiden oder ggf. ein Umtauschrecht geltend machen zu können.

2. Welche Arten von Zahlungsnachweisen gibt es?

Um eine Zahlung nachweisen zu können, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Dies ist abhängig davon, welche Zahlungsart Sie verwenden. Bei einer Barzahlung erhalten Sie beispielsweise einen anderen Zahlungsnachweis als bei einer Überweisung. Allerdings spielt es keine Rolle, welche Zahlungsmethode Sie verwenden, in jedem Fall ist es möglich, einen Nachweis zu erhalten. Wir von abilita haben für Sie einige Arten von Zahlungsnachweisen erläutert:

a. Barzahlung

In Deutschland wird besonders im Einzelhandel häufig mit Bargeld bezahlt. Dabei sind Unternehmen seit 2020 verpflichtet, Ihren Kunden einen Zahlungsnachweis zu übergeben. Dies erfolgt meist in Form eines Kassenbons. Damit hat der Kunde die Möglichkeit, den Kauf zu beweisen. Dies ist notwendig für den Fall, sollte die gekaufte Ware z.B. zurückgegeben werden. Und der Verkäufer nachvollziehen, dass die Ware tatsächlich bei ihm gekauft und bezahlt wurde.

b. Überweisungen

Eine Zahlungsart, welche besonders gern beim Online-Shopping genutzt wird, ist die Überweisung. Sobald der Schuldner die Zahlung getätigt hat, wird diese von der Bank bestätigt. Wichtig zu beachten ist, dass nur die komplett durchgeführte Zahlung als Zahlungsnachweis dient. Sollte der Hinweis enthalten sein, dass die “Zahlung eingegangen” oder zur “Überweisung angenommen” ist, kann dies nicht als Nachweis dienen.

Deswegen wird nach einer Überweisung meist der entsprechende Kontoauszug als Zahlungsnachweis genutzt. Hierbei ist es wichtig, dass alle notwendigen Informationen gut erkennbar sind. Ein Kontoauszug dient als anerkannter Nachweis, wenn folgende Daten angegeben sind: Der genaue Betrag, der Name des Auftraggebers und das Datum der Durchführung. Des Weiteren muss auch die Kontonummer des Auftraggebers, sowie der Name der Bank ersichtlich sein.

c. Online-Banking

Wie bei der Überweisung kann beim Online-Banking der entsprechende Kontoauszug als Zahlungsnachweis dienen. Zudem gibt es beim Online-Banking eine Umsatzübersicht, welche als Nachweis genutzt werden kann. Was nicht als Nachweis gilt, ist die Bestätigung für den Überweisungsauftrag. Dieser belegt lediglich, dass die Zahlung beauftragt wurde, die Zahlung hat jedoch noch nicht zwingend stattgefunden.

d. Einzugsermächtigung

Haben Sie keinen Kontoauszug, auf welchem die erfolgte Zahlung zu sehen ist, besteht die Möglichkeit, eine Einzugsermächtigung als Zahlungsnachweis zu verwenden. Alleine die Genehmigung einer Einzugsermächtigung ist jedoch kein gültiger Zahlungsnachweis.

e. Zahlung per Kreditkarte

Hat eine Zahlung mittels Kreditkarte stattgefunden, kann dies mithilfe der Kreditkartenabrechnung nachgewiesen werden. In der Regel erhält der Kreditkartenbesitzer mit der monatlichen Kreditkartenabrechnung auch entsprechende Kontoauszüge. Auch diese werden als Zahlungsnachweis anerkannt.

 

3. Was ist eine Quittung und wofür wird sie benötigt?

Die Quittung als Zahlungsnachweis bestätigt den Erhalt eines Geldbetrages nach einer erbrachten Lieferung oder Leistung. Zudem kann eine Quittung die Lieferung oder Leistung beweisen. In den meisten Fällen wird die Quittung genutzt, um eine Barzahlung nachzuweisen. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, eine Quittung aufzubewahren. Damit können Sie beweisen, dass Sie die Zahlung getätigt und die Rechnung beglichen haben. Die Quittung wird auch als Nachweis vom Finanzamt anerkannt.

4. Gibt es einen Unterschied zur Zahlungsbestätigung?

Der Zahlungsnachweis und die Zahlungsbestätigung werden häufig gleichgesetzt. Jedoch sind diese beiden Dokumente keinesfalls gleich und sollten nicht verwechselt werden.

Der Zahlungsnachweis wird in der Regel dafür verwendet, um eine Zahlung zu beweisen. Dies ist beispielsweise notwendig, um einem Lieferanten oder Händler nachzuweisen, dass die geschuldete Summe beglichen und die bestellte Ware bezahlt wurde.

Im Gegensatz dazu beschreibt die Zahlungsbestätigung, dass der bezahlte Geldbetrag auf dem Konto des Gläubigers tatsächlich gutgeschrieben wurde. Die Bestätigung der Zahlung wird somit vom Gläubiger an den Schuldner versendet. Nachdem diese Zahlungsbestätigung an den Schuldner gesendet wurde, ist der komplette Kaufvorgang abgeschlossen.

Es gibt auch Dokumente, welche beides vereinen und sowohl als Zahlungsbestätigung, als auch als Zahlungsnachweis dienen. Dazu gehören beispielsweise der Kassenbon oder die Quittung.

 

5. Was muss in einem Zahlungsnachweis enthalten sein?

Damit ein Zahlungsnachweis gültig ist und anerkannt wird, müssen folgende Daten enthalten sein:
Das Datum der Zahlung muss angegeben sein. Damit kann bewiesen werden, dass eine Zahlung fristgerecht getätigt wurde. Des Weiteren muss die genaue Höhe der bezahlten Summe aufgeführt sein. Aus dem Zahlungsnachweis muss ebenfalls hervorgehen, dass die Zahlung tatsächlich getätigt wurde und nicht nur ein Zahlungsauftrag vorliegt. Zudem sollte die Rechnungsnummer im Nachweis enthalten sein. Dies erleichtert die Zuweisung der Zahlung zur dazugehörigen Rechnung. Schließlich sollte noch die verwendete Zahlungsart angegeben werden.

Falls mittels Überweisung gezahlt wurde, sollte der Zahlungsnachweis zusätzlich den Namen und die Kontonummer des Inhabers enthalten und auch der Name der Bank ersichtlich sein.

a. Beispielvorlage eines Zahlungsnachweises

Sollten Sie eine Quittung als Zahlungsnachweis benötigen, können Sie unsere Vorlage nutzen. Hierfür müssen Sie lediglich Ihre Daten eintragen und schon haben Sie eine gültige Quittung.


Quittung Rechnungsnummer _______________

___________________________ (Gläubiger) hat den Betrag in Höhe von _______ €,

in Worten _________________________ Euro,


 von __________________________ (Schuldner) dankend erhalten.


Zahlungsart: ________________

Ort, Datum: __________________, den _________


Unterschrift des Empfängers: ______________________

FAQ

Was ist ein Zahlungsnachweis?

Der Zahlungsnachweis dient als Beleg, dass eine Zahlung tatsächlich geleistet wurde. Beispiele für einen Zahlungsnachweis sind unter anderem der Kassenbon oder ein Kontoauszug.

Wozu wird ein Zahlungsnachweis benötigt?

Ein Zahlungsnachweis wird benötigt, um eine Zahlung beweisen zu können. Einige Händler leisten erst, nachdem ihnen ein Zahlungsnachweis vorliegt.

Wie erhalten Sie einen Zahlungsnachweis?

Im Einzelhandel erhalten Sie in der Regel einen Kassenbon, welcher als Zahlungsnachweis verwendet werden kann. Bei Überweisungen können Sie Ihre Kontoauszüge ausdrucken und als Zahlungsnachweis nutzen.

Über die Autorin

Marie Thamm ist gelernte Rechtsanwaltsfachangestellte und absolvierte Ihre Ausbildung mit dem Schwerpunkt auf gerichtlichem und außergerichtlichem Mahnverfahren. 2019 wechselte Sie zu abilita und ist als Sachbearbeiterin für einen der größten Mandanten zuständig. Zu Ihren Aufgabengebieten gehören unter anderem die Einwandsbearbeitung und das Telefoninkasso.