So wird eine Zahlungserinnerung wirkungsvoll und korrekt erstellt
Sicherlich kennen Sie das auch. Dienstleistung vollbracht oder Produkte erfolgreich dem Kunden übergeben bzw. an ihn versendet. Doch von einer Zahlung gibt es keine Spur. Dass Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt werden, kommt leider immer wieder vor. Hier gilt es nun wirkungsvoll und korrekt damit umzugehen und den Kunden an die fällige Zahlung zu erinnern. Wir möchten Ihnen zeigen, wann Sie eine Zahlungserinnerung schreiben sollten, was dabei zu beachten ist, welche Formulierungen möglich sind und beantworten Fragen, die häufig in diesem Zusammenhang aufkommen.
Inhaltsverzeichnis
So wird eine Zahlungserinnerung wirkungsvoll und korrekt erstellt
Rechtliche Anforderungen an eine Zahlungserinnerung
Gratis für Sie: 5 Muster einer Zahlungserinnerung
Häufig gestellte Fragen zur Zahlungserinnerung
Zusammengefasst. Eine Zahlungserinnerung rechnet sich
FAQ
Wann Sie eine Zahlungserinnerung schreiben
In Verzug zu geraten ist immer unangenehm. In Zahlungsverzug zu geraten oftmals noch unangenehmer. Dabei passiert das häufig schnell und überwiegend unbeabsichtigt. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, daneben werden aber häufig individuelle Zahlungsziele vereinbart. Hält sich der Kunde an das Zahlungsziel, ist alles in Ordnung. Sollte er jedoch nicht innerhalb der gesetzten Frist die Rechnung begleichen, befindet er sich im Zahlungsverzug.
Das ist der Moment, in dem es sich zumindest mal lohnt, eine freundliche Erinnerung per E-Mail oder auch Telefon an den Kunden zu richten. Ihnen ist möglicherweise auch schon mal eine Rechnung im Alltagsstress untergegangen, welche Sie üblicherweise sofort oder zumindest fristgerecht beglichen hätten. So etwas ist bereits unangenehm genug, die schweren Geschütze müssen hier noch nicht ausgepackt werden.
Dennoch ist es sinnvoll, den Kunden an die Zahlung zu erinnern. Egal ob es ein Versehen oder doch böse Absicht war, an Ihr Geld sollten Sie in jedem Fall kommen. Ist das Zahlungsziel also überschritten, sollten Sie dem Kunden noch einige Tage zusätzlicher Schonfrist geben, da er möglicherweise die Überweisung bereits getätigt hat, das Geld jedoch noch nicht auf Ihrem Konto eingegangen ist. Danach können Sie aber getrost zum Hörer oder zur Tastatur greifen und freundlich an die Zahlung erinnern.
Übrigens: Freundlichkeit rechnet sich! Die Gefahr ist groß, dass der Kunde auf stur schaltet, sollte die Zahlungserinnerung zu grob formuliert sein. Außerdem sollten Sie unbedingt beachten, dass es gesetzliche Fristen gibt, sofern beim Kauf oder beim Vertragsabschluss keine individuellen Fristen gesetzt wurden. Unter Unternehmern greift die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen ohne explizite Nennung. Ist Ihr Kunde jedoch ein Verbraucher oder möchten Sie ein individuelles Ziel vereinbaren, muss das entsprechende Zahlungsziel vertraglich oder innerhalb Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt werden. Die reine Erwähnung auf der Rechnung, die durchaus als Erinnerung sinnvoll ist, legt jedoch kein Zahlungsziel fest!
Rechtliche Anforderungen an eine Zahlungserinnerung
Für eine Zahlungserinnerung gibt es kein gesetzliches vorgegebenes Muster – sie kann daher formlos per Mail, Telefon oder klassisch per Post erfolgen. Dennoch gibt es einige Elemente, die innerhalb der Zahlungserinnerung nicht vergessen werden dürfen. Auch im Ablauf beziehungsweise im Zeitpunkt gibt es einiges zu beachten. Doch damit Sie nicht auf sich alleine gestellt sind, haben wir die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Überschrittenes Zahlungsziel
Sie haben Ihren Kunden korrekt über die Zahlungsfrist informiert. Dabei haben Sie entweder mit Ihrem Kunden ein individuelles Zahlungsziel vertraglich geregelt, Ihn rechtzeitig vor dem Kauf bzw. Vertragsabschluss durch Ihre AGBs auf die individuelle Zahlungsfrist hingewiesen. Sofern Sie die gesetzliche Frist von 30 Tagen nutzen wollen, müssen Sie Verbraucher darüber ebenfalls informieren, bei Unternehmern hingegen greift diese Regelung automatisch.
Zahlt der Kunde nicht innerhalb der vereinbarten Frist, befindet er sich im Zahlungsverzug und kann gemahnt werden. Die Zahlungsfrist gilt im Übrigen ab Zugang beim Kunden. Beachten Sie dabei jedoch auch die mögliche Dauer einer Überweisung und gewähren Sie einige Tage Schonfrist.
Vollständige Inhalte einer Zahlungserinnerung
Bei Ihrem Mahnschreiben an den Kunden sollten Sie einige Elemente unbedingt erwähnen, damit Sie wirkungsvoll und korrekt an die Zahlung erinnern.
• Vollständige und korrekte Adresse des Kunden
• Bezeichnung der bestellten Leistung oder Ware
• Informationen darüber, ob bereits geleistet oder geliefert wurde
• Der fällige Betrag
• Als Referenz die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
• Erneute Frist mit Zahlungsaufforderung
• Vollständige und korrekte Adresse Ihres Unternehmens
• Optional: Angebot eines klärenden Gesprächs
• Optional: Angebot einer Ratenzahlungsvereinbarung
Unser Tipp: Bleiben Sie bei der ersten Zahlungserinnerung freundlich, aber bestimmt. Oftmals ist der Zahlungsverzug unbeabsichtigt und bereits sehr unangenehm für Ihren Kunden. Freundlichkeit rechnet sich in diesem Fall!
Freiheit in Form und Art
Ihre Zahlungserinnerung muss nicht auf Briefpapier geschrieben sein oder per Einschreiben an den Kunden gesendet werden. Konkrete Vorschriften darüber, wie eine Mahnung zu erfolgen zu hat, gibt es nicht. Sie können Ihren Kunden daher anrufen, die Zahlungserinnerung per Mail versenden oder auch den Postweg wählen. In der Wahl von Form und Art sind Sie völlig frei. Bei langjährigen Kunden empfiehlt sich ein Anruf, ansonsten ist eine E-Mail meist die schnellste Lösung.
Häufigkeit, Dauer, Fristen und Formulierung
Weder in der Häufigkeit, der Dauer oder der Formulierung gibt es Vorgaben. Lediglich die vereinbarte oder gesetzliche Zahlungsfrist ist zu beachten (siehe Punkt 1). Ein häufig genannter Irrtum sollte direkt ignoriert werden: um beispielsweise ein Inkassounternehmen zu beauftragen oder das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, bedarf es keiner drei Mahnungen. Ab dem Verzugszeitpunkt können diese Mittel bereits in Betracht gezogen werden.
Sollten Sie dennoch planen oder dazu gezwungen sein, mehrere Mahnungen an Ihren Kunden zu senden, empfehlen wir auch zunehmend strenger zu werden. Die erste Zahlungserinnerung sollte noch freundlich und verständnisvoll formuliert sein, aber der zweiten können Sie aber durchaus weitere Schritte wie die Übergabe an ein Inkassounternehmen oder auch das gerichtliche Mahnverfahren androhen.
Gratis für Sie: 5 Muster einer Zahlungserinnerung
Seit 2004 stehen wir unseren Kunden als starker Partner verlässlich und kompetent zur Seite. Risikomanagement, Zahlungsgarantie, Payment Service oder Inkassodienstleistungen – wir bieten unseren Kunden ein umfangreiches Portfolio an Möglichkeiten. Modernste Technologien und ein maßgeschneiderter Service auf Augenhöhe sind unser Schlüssel zum Erfolg.
Sie haben noch nie eine Zahlungserinnerung geschrieben und fühlen sich trotz unserer Informationen noch unsicher in der Formulierung? Durch unseren Muster-Generator können Sie sich eine passende Vorlage für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden als PDF zum Download erstellen lassen. Wählen Sie die für sich passende Version aus und erinnern Sie Ihre Kunden mit unseren Vorlagen für eine Zahlungserinnerung.
1. Höfliche Zahlungserinnerung
Sehr geehrte Damen und Herren,
täglich erreichen uns und wohl auch Sie zahlreiche E-Mails und Briefe. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass dabei auch Rechnungen untergehen. Wir möchten Sie mit dieser Nachricht daran erinnern, dass die Rechnung Nr. xxxx vom XX.XX.20XX über {Leistung einfügen} noch zur Zahlung fällig ist und Sie bitten, den offenen Betrag in Höhe von XXX,XX € bis zum XX.XX.20XX zu begleichen.
2. Freundliche Zahlungserinnerung
Hallo {Ansprechpartner},
ich hoffe Ihnen geht es gut und Sie sind zufrieden mit {Leistung einfügen}. Bei der Prüfung unserer Zahlungseingänge haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. XX vom XX.XX.20XX über {Leistung einfügen} noch zur Zahlung fällig ist. Vermutlich ist diese bei Ihnen im Alltagsstress untergegangen, das kann durchaus passieren. Dennoch möchte ich Sie bitten, den offenen Betrag in Höhe von XXX,XX € bis zum XX.XX.20XX zu begleichen.
3. Lustige Zahlungserinnerung
Hallo {Ansprechpartner},
als ich damals in der Schule vergessen habe, meine Hausaufgaben zu machen, musste ich oftmals kreativ werden. Der Hund hätte sie gefressen oder die Katze wollte unbedingt Konfetti produzieren. Heute kann ich einen verloren gegangenen Brief oder eine abgetauchte E-Mail höchstens noch auf die Unachtsamkeit eines Kollegen schieben. Ich denke aber, dass unsere Rechnung Nr. XX vom XX.XX.20XX über {Leistung einfügen} bei Ihnen schlichtweg untergegangen ist. Keine Sorge, das passiert jedem mal. Dennoch möchte ich Sie bitten, den offenen Betrag in Höhe von XXX,XX € bis zum XX.XX.20XX zu begleichen.
4. Kreative Zahlungserinnerung
Hallo,
bin ich da richtig bei {Name des Kunden}? Ich habe vor einigen Tagen bereits eine E-Mail an Sie versendet, doch leider blieb diese bis heute unbeantwortet. Hoffentlich haben wir keinen Fehler gemacht oder Sie in irgendeiner Art enttäuscht? Wir mussten nämlich leider feststellen, dass die Rechnung Nr. XX vom XX.XX.20XX über {Leistung einfügen} noch zur Zahlung fällig ist. Falls jedoch alles zu Ihrer Zufriedenheit ablief, würden wir Sie bitten, auch uns zufrieden zu stellen und den offenen Betrag in Höhe von XXX,XX € bis zum XX.XX.20XX zu begleichen.
5. Zahlungserinnerung auf Englisch
Dear sir or madam,
unfortunately we had to discover, that our invoice no. XX, dated XX.XX.20XX isn’t paid yet. We delivered {Leistung einfügen} on time and didn’t get any complaints from you. Don’t worry, we know that this can happen from time to time. However we would kindly ask you to pay the outstanding balance (XXX,XX €) until XX.XX.20XXX
Häufig gestellte Fragen zur Zahlungserinnerung
Wir hoffen, dass wir bereits viele brennende Fragen beantworten und Ihnen beim Thema Zahlungserinnerung weiterhelfen konnten. Um auch garantiert die letzten Fragen zu beantworten, haben wir die häufigsten Fragen zusammengestellt und beantwortet.
Tatsächlich gibt es hier keinen Unterschied. Einige Unternehmer, aber auch Kunden, fassen den Begriff „Mahnung“ jedoch als deutlich drastischer auf. Eine Mahnung kann durchaus eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung sein, vermutlich verbindet man oftmals das „gerichtliche Mahnverfahren“ mit der Bezeichnung Mahnung.
Eine einmalige Zahlungserinnerung kann oftmals bereits zum Erfolg führen. Manchmal muss jedoch häufiger gemahnt werden. Leider werden diese Mahnungen von einigen Kunden trotz damit verbundenen Mahngebühren ignoriert oder die jeweilige wirtschaftliche Situation lässt die Bezahlung nicht zu. Sollten Sie das Gefühl haben, selbst nicht weiter zu kommen, können Sie einen Partner mit Inkassodienstleistungen beauftragen oder das gerichtliche Mahnverfahren in Betracht ziehen.
Sollten Sie dem Kunden bereits mehrere Chancen gewährt haben, den offenen Betrag zu bezahlen und selbst das Angebot einer Ratenzahlung nicht zum Erfolg geführt haben, sollten Sie weitere rechtliche Schritte in Erwägung ziehen. Zwar können Sie Ihrem Kunden die Schulden erlassen, doch Sie befinden sich im Recht auf Zahlung. Weigert sich der Kunde, seine Schulden zu begleichen, können Sie noch immer Inkassodienstleistungen in Anspruch nehmen oder mit Hilfe des gerichtlichen Mahnverfahrens Ihren Anspruch geltend machen.
Häufig fragen Kunden nach der Möglichkeit einer Ratenzahlung. Sie müssen dieser Bitte zwar nicht zustimmen, jedoch bietet sich eine Zahlung in Raten durchaus an. Viele Kunden sind einfach nicht in der Lage, den vollen Betrag in kompletter Höhe zu bezahlen. Das wissen Ihre Kunden nicht zwingend im Vorfeld, daher können Sie auf dieses Angebot eingehen. Sie selbst können säumigen Kunden auch, am besten früh im Mahnprozess, die Möglichkeit einer Ratenzahlung anbieten.
Ist die erste Frist Ihrer freundlichen Zahlungserinnerung bereits verstrichen, sollten Sie nicht zu lange warten und den Kunden erneut zur Zahlung ermahnen. Bedenken Sie hierbei jedoch, dass die Zahlungsfrist erst ab Zugang beim Kunden beginnt und Überweisungen einige Tage benötigen können, bis sie auf Ihrem Konto gutgeschrieben werden. Es empfiehlt sich, die zweite Zahlungserinnerung innerhalb von etwa 14 Tagen nach Ablauf der verstrichenen Frist zu versenden und den neuen Zeitraum auf 5 – 10 Tage zu begrenzen, in denen Ihr Kunde seine Schulden begleichen soll.
Zusammengefasst. Eine Zahlungserinnerung rechnet sich
Zahlt Ihr Kunde nicht fristgerecht, können Sie ihn durchaus daran erinnern. Eine freundliche Zahlungserinnerung bringt oftmals bereits Erfolg und rechnet sich. Meist antworten die Angemahnten schnell und erklären, dass die Rechnung schlichtweg untergegangen ist. Seien Sie gnädig und gewähren Sie eine Frist zur Zahlung.
Sollte auch diese Frist verstreichen, können Sie eine weitere, strengere formulierte Mahnung versenden. Bereits mit Eintritt des Zahlungsverzugs können die Leistungen eines Inkassounternehmens in Anspruch genommen oder das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.
Durch unsere Leistungen können wir Sie vor Zahlungsausfällen bewahren und das oftmals lästige Mahnverfahren übernehmen. Treten Sie einfach in Kontakt mit uns. abilita. das rechnet sich.
FAQ
Es empfiehlt sich, die zweite Zahlungserinnerung innerhalb von etwa 14 Tagen nach Ablauf der verstrichenen Frist zu versenden und den neuen Zeitraum auf 5 – 10 Tage zu begrenzen, in denen Ihr Kunde seine Schulden begleichen soll.
Lässt der Kunde jede Frist verstreichen und reagiert er auch nicht auf Mahnungen, sollten die Leistungen eines Inkassounternehmens in Anspruch genommen oder das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden. So können Sie Ihren Anspruch wirkungsvoll durchsetzen und erhalten in der Regel Ihr Geld.
Ja, denn Zahlungserinnerungen unterliegen keinen gesetzlichen Vorgaben zu Form und Art. Der Versand per E-Mail eignet sich sogar, wenn man den Kunden schnellstmöglich an die Zahlung erinnern möchte. Außerdem ist diese Variante einfach umsetzbar, ohne Kosten und mit geringem Zeitaufwand verbunden.
