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Forderungsmanagement

Definition & Erklärung

Die Übersicht und Verwaltung offener Forderungen ist nicht immer eine einfache und schnell zu erledigende Aufgabe. Sie hat in einem Unternehmen jedoch eine große Bedeutung, denn dadurch wird die Liquidität sichergestellt. Daher ist es mehr als nur ratsam, sich dem Forderungsmanagement mit Fachwissen, ausreichenden zeitlichen Kapazitäten und konsequentem Handeln zu widmen. Alternativ kann man diese Aufgaben jedoch auch an einen Dienstleister übergeben. Worum es sich bei Forderungsmanagement konkret handelt und was dabei beachtet werden soll, erläutern wir in diesem Beitrag.

Was ist Forderungsmanagement?

 

Unter dem Begriff Forderungsmanagement versteht man ein professionelles Mahnwesen, welches bereits mit dem Ordnen, Registrieren und dem Organisieren offener Zahlungen beginnt. Ziel ist dabei stets, Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern. Die Aufgaben des Forderungsmanagement bestehen darüber hinaus darin, Rechnungsempfänger rechtzeitig und wirkungsvoll an die Zahlungspflicht zu erinnern und diese zur Zahlung anzuhalten. So werden, sofern nötig, Zahlungserinnerungen verfasst und die offene Zahlung eingetrieben.

wie können zahlungsausfälle verhindert werden?

Die Ziele des Forderungsmanagements zeichnen sich dadurch aus, dass bereits bei der Auftragsanbahnung das Risiko eines Zahlungsausfalls reduziert wird. So wird bei der Vertragsgestaltung darauf geachtet, ein bestimmtes Zahlungsziel zu vereinbaren, welches dem Kunden auch mitgeteilt wird. Zahlt der Kunde nicht, muss effektiv gemahnt werden. Weiterhin ist es ratsam, insbesondere bei Aufträgen mit einem großen Volumen, die Bonität des Geschäftspartners zu prüfen und gegebenenfalls auf eine Geschäftsbeziehung zu verzichten, sollte diese Prüfung eine schlechte Zahlungsmoral aufdecken.

Was soll ich tun, wenn mein Kunde nicht zahlen kann?

Zahlt der Kunde selbst nach mehrmaligen Zahlungserinnerungen den fälligen Betrag noch immer nicht, kann selbst das Forderungsmanagement an seine Grenzen kommen. In diesem Fall sollte ein Inkassodienstleister hinzugezogen oder das gerichtliche Mahnverfahren angestrebt werden. Auf diese Weise können Sie selbst zahlungsunwillige Kunden meist zur Zahlung bewegen.

Wie läuft das Forderungsmanagement genau ab?

Wie bereits eingehend erläutert, fallen folgende Aufgaben innerhalb des Bereichs des Forderungsmanagement:

  • Ordnen, Registrieren und Organisieren offener Zahlungen
     
  • Gegebenenfalls die Einholung einer Bonitätsauskunft über Geschäftspartner
     
  • Übersicht über den Status offener Zahlungen erhalten
     
  • Verfassen von Zahlungserinnerungen
     
  • Eintreibung der Zahlungen (u.A. durch weitere Zahlungserinnerungen und Mahnungen)
     
  • Eventuell eine Einbindung eines Inkassodienstleisters
     
  • Eventuell Beantragung eines gerichtlichen Mahnverfahrens
     

Ein professionelles Forderungsmanagement ist so stets über den aktuellen Status der offenen Zahlungen informiert. Es wird aktiv, sobald eine Rechnung gestellt ist oder bereits zuvor, sollte es das Volumen eines Auftrags notwendig machen (Bonitätsauskunft über Geschäftspartner). Damit das Forderungsmanagement effizient arbeiten kann, gilt es Rechnungen bzw. Forderungen und die möglicherweise daraus entstehenden Mahnungen korrekt zu erstellen und zu versenden.

Forderungen und Mahnungen richtig erstellen und senden

 

Ob Ihr Vertragspartner nun Unternehmer oder Verbraucher ist - sobald Sie Ihren Teil der Vereinbarung erledigt haben, also das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht und die Rechnung versendet haben, ist Ihr Kunde innerhalb der Zahlungsfrist zur Zahlung verpflichtet. Achten Sie darauf, Ihren Kunden rechtzeitig, am besten bei Abschluss des Vertrags, auf die Frist hinzuweisen. Bei Verbrauchern sind Sie verpflichtet, auf die gesetzliche Frist von 30 Tagen hinzuweisen.

Kommt Ihr Kunde innerhalb der Zahlungsfrist seiner Verpflichtung nicht nach, sollten Sie diesen mit Hilfe einer freundlichen Zahlungserinnerung, beispielsweise per E-Mail, postalisch oder auch telefonisch, auf die fällige Zahlung hinweisen . Wie Sie hierbei korrekt vorgehen, können Sie in unserem Beitrag „Zahlungserinnerung“ nachlesen.

Internes oder externes Forderungsmanagement? Wann es sich lohnt, ein professionelles Unternehmen zu beauftragen

Im Angesicht der steigenden Anzahl an gerichtlichen Mahnverfahren, sollte ein professionelles Forderungsmanagement bei allen Unternehmen Einzug erhalten. Große Unternehmen und Konzerne haben dafür meist eigenen Abteilungen und führen alle Aufgaben intern durch. Kleinunternehmer, Freiberufler oder Unternehmen ohne ausreichende Kapazitäten innerhalb der Mitarbeiter geben das Forderungsmanagement meist ab. Für kleinere Unternehmen hat das oftmals Kostenvorteile.

Wer kann ein ordentliches Forderungsmanagement erstellen und durchführen?

Grundsätzlich kann das Forderungsmanagement von einem Solo-Selbstständigen oder einem Mitarbeiter in einem mit grundlegenden Kenntnissen des Rechnungswesens selbst erstellt und durchgeführt werden. Wichtig sind hierbei jedoch entsprechende und ausreichende zeitliche Kapazitäten. Sind diese nicht gegeben, können die daraus resultierenden Aufgaben an einen Dienstleister wie beispielsweise abilita abgegeben werden. Wir kümmern uns um all Ihre offenen Forderungen und sorgen für Liquidität in Ihrem Unternehmen. abilita. das rechnet sich.